Nu introducerar vi en efterlängtad funktion i Flex HRM som gör det möjligt att automatiskt radera avräknade reseräkningar och körjournaler. Denna nyhet hjälper er att på ett enkelt och säkert sätt hantera och gallra historisk data i enlighet med gällande bokföringslagar och GDPR.
Så här fungerar det
För att komma igång navigerar du till Inställningar > Import/export > Schemalagda körningar. Här hittar du en ny typ av schemalagd körning som heter Radera reseräkningar. Genom att skapa en ny schemaläggning av denna typ kan du ställa in hur gammal information som ska tas bort ur systemet.
Du anger ett antal år som informationen ska sparas, där det lägsta tillåtna värdet styrs av bokföringslagen i respektive land. Du väljer även en tidpunkt när rensningen ska genomföras. Systemet kommer därefter att automatiskt radera hela kalenderår som är äldre än det angivna värdet, baserat på reseräkningens eller körjournalens utbetalningsdatum.
Landspecifika regler för lagringstid
Den kortaste tillåtna lagringstiden för reseräkningar och körjournaler varierar beroende på landspecifika lagkrav:
-
Sverige: Minst 7 år
-
Norge: Minst 5 år
-
Danmark: Minst 5 år
-
Finland: Minst 10 år
Vad tas bort?
När en schemalagd körning för radering av reseräkningar körs, kommer följande information att tas bort permanent från Flex HRM:
-
Reseräkningar (inrikes/utrikes, utlägg, representation, bilresor)
-
Bilagor kopplade till reseräkningar
-
Importerade bilresor och kontokortstransaktioner kopplade till reseräkningar
-
Körjournaler och körjournalsavräkningar
-
Överföringsinformation till bokföring (t.ex. Fortnox) och fakturering
Logg och uppföljning
För full transparens och kontroll finns en loggfunktion. I menyraden under Schemalagda körningar hittar du knappen Visa logg. Loggen visar detaljerad information om varje körning, inklusive:
-
Datum och tidpunkt för när information togs bort
-
Antal raderade reseräkningar och körjournaler
-
Vilka utbetalningsdatum som berördes
-
Status för körningen samt eventuella fel och varningar
Med denna nya funktion blir det enklare än någonsin att hålla ert personalsystem uppdaterat och i linje med gällande lagkrav.
