”Workin’ 9 to 5, what a way to make a living.” Dolly Parton sjöng det redan 1980 – och visst har vi fortsatt att ifrågasätta det sedan dess. Anställda vill ha flexibilitet, förtroende och friheten att styra över sin egen tid. Och arbetsgivarna? De har allt att vinna på att ge det. Här tittar vi närmare på varför flextid är så populärt. Och hur ni får det att funka i praktiken.
Tänk dig det här: Du börjar dagen med en långfrukost i lugn och ro. Sätter dig sedan vid datorn och betar av en timme fokuserat jobb – innan kollegorna ens har hunnit logga in. På eftermiddagen hämtar du på förskolan, utan stress och utan dåligt samvete för att du checkat ut "för tidigt".
Fler och fler vill ha sina arbetsdagar just så här. I rapporten Arbetsliv 3.0 från Benifex är det ”arbetstid och ledighet” som toppar listan över de mest uppskattade personalförmånerna bland svenska medarbetare – en kategori där flextid och andra typer av flexibel arbetstid ingår. Det är helt enkelt tydligt att många värdesätter möjligheten att styra sina dagar (ofta rentav mer än en tjänstebil eller ännu en löneökning).
Vad både arbetsgivare och medarbetare vinner på flextid
1. Bättre balans mellan arbete och privatliv
Flextid handlar om att forma arbetsdagen lite mer efter livet. Plötsligt blir det enklare att hinna med träningen, tandläkarbesöket, storhandlingen – eller kanske bara en extra andningspaus när den behövs. Vardagspusslet blir lite enklare att lägga, kort och gott.
2. Minskad stress och sjukfrånvaro
Okej, det känns bra att kunna styra sin tid – men finns det några bevis för att det gör skillnad? Ja, faktiskt. Studier från Stressforskningsinstitutet visar att människor med hög arbetstidskontroll – alltså frihet att påverka när och hur de jobbar – har lättare att återhämta sig och mår bättre över tid. Och det här hänger i sin tur ihop med ett helt gäng fördelar: minskad risk för depression och utbrändhet, lägre stressnivåer och till och med färre olyckor på jobbet.
3. Jobba när du är som bäst
Morgonpigga får sitt bästa flow i gryningen. Kvällsugglor växlar upp först efter lunch. Med flextid slipper alla pressas in i samma mall – istället kan du (i viss mån) anpassa arbetsdagen efter när energi och fokus är på topp.
4. Möjlighet till längre ledigheter
Jobba in en timme här, en halvtimme där – och plötsligt finns en hel dag att plocka ut när det passar som bäst. Med lite smart planering kan medarbetarna samla plussaldo inför klämdagar, långhelger eller andra tillfällen då en extra ledig dag är guld värd.
5. Jobba mer när det behövs – mindre när det går
Vissa dagar kanske du behöver lägga in en extra växel, andra dagar går det att logga ut lite tidigare. När arbetsbelastningen varierar (vilket den ju ofta gör) kan flextid hjälpa till att jämna ut trycket och styra timmarna efter hur verkligheten faktiskt ser ut.
Kom bara ihåg: Flextid är inte detsamma som övertid. Det handlar inte om att chefen kan be någon att "ta det på flexen" när dagen kört ihop sig, utan bygger på att medarbetaren anpassar arbetstiden på eget initiativ.
Vill du veta mer om vad regelverket säger och hur flextid fungerar i praktiken? Ta en titt på vår guide.
6. En skjuts för arbetsgivarvarumärket
Som vi just konstaterat är flextid en riktigt poppis förmån. Men inte bara det! Den säger också något om vilka ni är som arbetsgivare. När medarbetarna får mer frihet att styra över sin tid sänder ni nämligen en tydlig signal: Vi litar på er och vi vet att ni tar ansvar. Och det här gör skillnad. Engagemanget växer, lojaliteten stärks, och chansen är stor att det blir lättare att både behålla och attrahera personal.
Kort sagt: om ni vill uppfattas som en modern och attraktiv arbetsgivare är flexibla arbetstider (i den mån det passar er verksamhet) ett riktigt ess i rockärmen.
Så får ni flextid att funka – våra topp fyra tips
För att flextid ska funka i praktiken krävs en kombo av rätt rutiner och smarta verktyg. Här är några viktiga framgångsfaktorer:
1. Sätt tydliga ramar och förväntningar
Vilken är kärntiden då alla medarbetare behöver vara tillgängliga? Hur mycket kan man flexa per dag? Hur rapporteras arbetad tid? När och hur får flextid tas ut – tillåts till exempel uttag av hela dagar? Att alla är med på spelreglerna är A och O.
Några konkreta tips för att lyckas:
- Se till att alla anställda har tillgång till tydlig skriftlig information om er flextidspolicy.
- Använd gärna introduktionsutbildningar för nyanställda för att informera om vad som gäller.
- Ha en transparent dialog och bemöt missförstånd, frågor och funderingar.
2. Se till att cheferna är med på tåget
Flextid bygger på tillit – och tillit behöver underhållas. Här spelar cheferna en nyckelroll. Det räcker inte att säga ”ni har frihet under ansvar” och sedan släppa taget. För att lyckas med det krävs stöd i hur man leder med fokus på resultat snarare än närvaro.
Det handlar om att våga lita på att jobbet blir gjort – även när ingen sitter vid skrivbordet prick 08.00. Men också om tydlighet och uppföljning: vad förväntas, hur mäter vi resultat och hur ser vi till att allt rullar på? En löpande dialog är grunden för att flextidskonceptet ska funka i praktiken.
3. Gör det enkelt att tidrapportera i realtid
Flexibla arbetstider innebär frihet – men också ett behov av struktur. Och här kan rätt verktyg göra hela skillnaden. Med ett smart tidrapporteringssystem blir det enkelt för både medarbetare och chefer att ha koll: på hur många timmar som har jobbats, hur mycket flex som tagits ut och hur saldona ser ut just nu.
Visst, i teorin går det att hålla koll med Excel eller handskrivna lappar också. Men då är risken stor att rapporteringen halkar efter – och plötsligt minns du inte längre när du flexade ut för tandläkarbesöket och hur länge du var borta. Med ett modernt system som du kommer åt varsomhelst och närsomhelst kan du checka in och ut på någon sekund, följa dina timmar i realtid och slippa allt vad manuellt krångel heter.
Och för arbetsgivaren? Tryggare hantering, snabbare upptäckt av avvikelser och bättre koll på att allt sker enligt reglerna. Summa summarum: mindre strul och mer kontroll för alla inblandade.
Läs mer: Tidrapportering – mer än ett nödvändigt ont
3. Något som skaver? Utvärdera och justera!
Vad skaver? Genom att ha en levande dialog, både i teamen och på organisationsnivå, kan ni fånga upp eventuell friktion innan den hinner bli ett problem.
Kanske börjar det skava när möten läggs sent på eftermiddagen, trots att flera i teamet brukar flexa ut? Eller så finns det olika tolkningar av vad som faktiskt räknas som flex och vad som är övertid. I vissa fall kan det också handla om att tidrapporteringssystemet upplevs som krångligt och därför sällan används som det ska. Att hålla dialogen levande och våga justera längs vägen är en viktig framgångsfaktor för att flextidsmodellen ska funka i längden.
Håll koll på flextiden med Flex HRM Time!
Redo för en smidigare och smartare arbetsdag? I Flex HRM Time har vi gjort det så enkelt det bara går att hålla koll på flextiden – och allt annat som hör arbetstid och frånvaro till. Kanske det bästa av allt? Du rapporterar exakt var- och närsomhelst – via dator, app eller tidterminal.
Nyfiken? Kontakta oss, så berättar vi mer!
