Skakig start eller snitslad väg framåt? Onboardingen avgör hur snabbt en ny medarbetare blir självgående – men också hur länge hen stannar kvar. Ändå är det vanligt att saker slarvas igenom (eller inte händer alls). Här får du koll på de klassiska fällorna – och hur du undviker dem.
Minns du din första dag?
Första dagen på nya jobbet. Pirr i magen, kanske en smula nervositet. Outfiten är noga vald, namnet på chefen och det närmaste teamet sitter (förhoppningsvis). Men resten känns mest suddigt.
Vem möter upp i entrén? Finns det ett tydligt schema? Eller blir du den som blir sittande med en kopp kaffe och försöker gissa dig till hur du kommer in på din mejl?
Det är just där, i de första intrycken, som grunden läggs. För hur du landar i rollen, hur du ser på företaget – och på din framtid där.
En investering som lönar sig
Att en proffsig onboarding har stor betydelse för hur medarbetarresan utvecklar sig – det vet vi. En genomtänkt introduktion får nya kollegor att bli produktiva snabbare, men också mer benägna att stanna kvar på sikt. Det visar forskningen svart på vitt.
Ändå är det få företag som verkligen nailar det. Enligt Gallup är det bara 12 procent (!) av medarbetarna som tycker att deras arbetsgivare gör ett bra jobb med introduktionen – och alltså slarvar bort ett gyllene tillfälle att skapa ett intryck som består.
Så, varför blir det så här? Det ska vi titta närmare på nu.
Fem missar du vill undvika i onboardingen (och hur du bör göra istället)
1. Preboardingen slarvas över (eller missas helt)
Ni har gjort klart med er favoritkandidat. Avtalet är påskrivet. Yay! Nu är det bara att vänta in startdatumet, eller? Nej, nej, nej! Det är nu det gäller att hålla peppen vid liv, inte trycka på paus.
Att lämna en nyanställd i ett vakuum veckorna innan start kan få dyrare följder än du tror – inte minst i ett läge där kandidaten står och väljer mellan flera olika arbetsgivare. Risken? Att tvivlet smyger sig på, peppen svalnar… och att hen i värsta fall nappar på ett annat erbjudande.
Gör istället så här:
Gör preboardingen till en självklar del av resan. Skicka ett välkomstbrev, visa tydligt hur den första veckan ser ut, dela en hälsning från teamet – eller varför inte bjuda in till en (digital) fika redan innan start? Det minskar osäkerheten och maximerar chanserna att er kollega känner sig hemma redan från dag ett.
Läs mer: Preboarding – så engagerar och behåller ni toppkandidaten.
2. Ingen äger processen – och saker faller mellan stolarna
"Vem skulle fixa behörigheterna? Och skulle inte du ha haft ett intro med henne idag?"
När ansvaret för onboarding är utsmetat på flera personer – utan tydliga roller – är risken stor att saker faller mellan stolarna. Tekniken funkar inte, introduktionspasset dröjer, och chefen är på tjänsteresa första veckan.
Resultatet? En start som varken känns planerad eller särskilt peppig. Och i värsta fall: ett stukat första intryck som är svårt att reparera, hur bra fortsättningen än blir.
Gör istället så här:
Sätt en tydlig ansvarskedja. Vem ansvarar för vad – och när? Utse en onboardingansvarig (det kan vara chefen, en onboardingbuddy eller HR) som håller ihop processen. Och se till att alla involverade vet sin roll – från IT till kollegan som ska ta med den nyanställda på lunch.
Ett smart systemstöd kan dessutom avlasta rejält – genom att automatiskt delegera uppgifter, skicka påminnelser inför deadlines och hålla ihop hela onboardingen digitalt.
3. För mycket fokus på det praktiska – för lite på det sociala
”Skriv under här. Läs det där. Gå igenom den här e-learningen.” Det är lätt att drunkna i rutiner och regler. Policies. Avtal. Behörigheter. Admin som ska bockas av.
Och missförstå oss rätt: allt detta behövs. Men om den nyanställda istället känner sig som en utbytbar kugge i ett stort maskineri – snarare än en efterlängtad kollega – då har något gått snett.
Gör istället så här:
Tänk med både hjärtat och hjärnan. Checklistan ska finnas där, absolut – men kombinera den med personliga inslag. Låt en onboardingbuddy visa vägen, boka in en lunch med teamet och skapa utrymme för det sociala (tänk quiz, kontorsbingo eller en fika med extra allt). Det gör skillnad när den nya får känna sig som en del av laget från dag ett.
Läs mer: Jobba med hela medarbetarresan – och få ett försprång i talangjakten
4. Allt på en gång – koll koll efter en månad
Första veckan: möten, powerpoints och ett fullmatat intro. På pappret ser det ut som en riktigt bra start. Men för den nyanställda? Korvstoppning. Mycket att ta in, men lite som stannar kvar.
Och några veckor senare, ja då är det istället tvärtom: knäpptyst. Ingen som följer upp. Ingen som frågar hur det går eller om något känns oklart.
Gör istället så här:
Tänk maraton, inte sprint. Sprid ut informationen i småportioner över tid. Sätt en plan för de första tre till sex månaderna med regelbundna avstämningar, utvecklingsmål och feedback. Då känner sig medarbetaren både sedd och stöttad hela vägen in i mål.
5. Kulturen tappas bort
Hur gör vi saker här, och varför? En vanlig fallgrop är att företagskulturen får på tok för lite plats i onboardingen – eller att den beskrivs så abstrakt att ingen riktigt vet vad den innebär.
Ta till exempel klassikern: "Vi har en öppen kultur här, det är högt i tak.” Visst, det låter bra. Men hur märks det – i praktiken?
Kultur handlar om så mycket mer än tjusiga värdeord i en PowerPoint. Det är hur ni bemöter kunder. Hur ni pratar med varandra. Hur ni samarbetar och tar beslut. Om den nya medarbetaren inte ser eller känner det i vardagen blir värderingarna snabbt just det – tomma ord.
Gör istället så här:
Vi fattar – det är inte lätt. När man själv är mitt i kulturen är det svårt att se den utifrån. Men här är några strategier som kan hjälpa:
Visa kulturen i handling, varje dag. Låt den nya följa med på möten där värderingarna märks – när någon vågar lyfta det svåra, be om hjälp eller säga emot. Be kollegor dela berättelser om misstag, lärdomar och framgångar. Och skapa utrymme för nyfikenhet och frågor – utan prestige.
Det bygger förtroende och får kulturen att kännas som något levande (inte bara några snygga ord i en slide).
Läs mer: fem tecken på att det är dags att investera i ett HR-system.
Jobba smartare med medarbetarresan med Flex HRM Employee
Med Flex HRM Employee får du full koll på onboardingprocessen: från första ja till att den nyanställda är varm i kläderna. Med digitala checklistor, automatiska påminnelser och en glasklar ansvarsfördelning vet HR, chefer och IT exakt vad som ska göras – och när.
Mindre administration ger mer tid att fokusera på det som spelar roll: att bygga relationer, göra medarbetaren till en del av kulturen och skapa känslan av Wow, de har verkligen tänkt på allt!
Och det riktigt fina? Det slutar inte där. Flex HRM Employee har stöd för hela medarbetarresan. On- och offboarding, kompetenshantering, medarbetarsamtal, HR-masterdata, nyckeltal och mycket mer – allt smidigt samlat i ett enda system.
Vill du se hur det kan funka hos er? Hör av dig, så visar vi dig!
