Fel i lönekörningen är vanligare än man tror – och kan snabbt bli både tidskrävande och kostsamma att rätta till. Därför finns SmartDetect – AI-assistenten som fångar avvikelserna innan de hinner ställa till med problem. Efter en lyckad pilot släpps nu funktionen på bred front i lönesystemet Flex HRM Payroll.
Visste du att 1–3 procent av alla löneutbetalningar innehåller någon typ av felaktighet? Det kanske inte låter alarmerande – men i ett företag med många anställda kan det i slutändan handla om hundratals fel varje månad. Fel som leder till ökade kostnader, tappat förtroende och onödigt merarbete för löneavdelningen.
Att upptäcka misstagen i tid är därför avgörande – men att granska stora mängder data på manuell väg är både tidskrävande och osäkert. Därför finns SmartDetect – verktyget som med hjälp av maskininlärning hjälper dig att identifiera uteblivna ersättningar, felaktiga avdrag och andra missar innan de hinner hamna på lönespecen.
Efter en framgångsrik pilotfas är det nu dags: SmartDetect lanseras på bred front och blir tillgängligt för alla som använder lönesystemet Flex HRM Payroll.
Varför använda AI i lönehanteringen?
Bakom varje löneutbetalning döljer sig en mängd uppgifter som måste stämma – från arbetstider, frånvaro, utlägg och reseräkningar till anställningsvillkor och detaljerade inställningar i systemet. Och ju fler anställda, avtal och regelverk du har att ta hänsyn till, desto mer komplext blir det. I större organisationer handlar det om tiotusentals, ibland hundratusentals datapunkter som påverkar löneutbetalningen – varje månad. Att dubbelkolla alla detaljer på manuell väg är därför i praktiken omöjligt.
Men vad är det då som gör AI så effektivt för att kvalitetssäkra lönerna? Jo, till skillnad från traditionella, så kallade regelstyrda kontrollverktyg, är AI-modellen inte programmerad att leta efter felen enligt vissa givna instruktioner. Istället tränas verktyget på en stor mängd lönespecifikationer och lär sig det typiska mönstret för hur en löneutbetalning normalt “borde se ut” på just ditt företag. Allt som sedan avviker från det mönstret kommer verktyget att flagga som en avvikelse. Det betyder i sin tur att vi kan hitta fler och mer komplexa fel än vad som tidigare har varit möjligt.
Kanske det smartaste av allt? Varje gång AI-verktyget körs tränas det upp och blir på så sätt mer och mer träffsäkert över tid.
Läs mer: 6 starka skäl att använda AI i lönehanteringen.
Hur funkar SmartDetect i praktiken?
SmartDetect är skapat för att du som lönespecialist ska slippa det frustrerande nålen-i-höstacken-letandet och istället kunna fokusera på det som faktiskt verkar fel. Resultatet: mindre stress, färre rättningar i efterhand och en smartare, säkrare lönekontroll redan från start.
För att göra jobbet så smidigt som möjligt har vi gjort SmartDetect till en integrerad del av löneberedningen. Det betyder att du får en tydlig heads-up om misstänkta fel direkt i samma vy där du redan arbetar.
Så här fungerar det:
- En röd markering i löneberedningen visar direkt om något avviker från mönstret och behöver kollas upp.
- Med ett klick öppnar du listan över alla avvikelser som hittats – samlat och lättöverskådligt.
- Klickar du på en avvikelse tas du direkt till den anställde det gäller, så att du snabbt kan göra en närmare kontroll.
- Listan uppdateras automatiskt varje gång något ändras i lönekörningen.
- Om du gör en rättning sparas ändringen som vanligt, och avvikelsen försvinner om allt ser korrekt ut.
- När du markerar en avvikelse som hanterad kan du samtidigt ge feedback till AI:n. På så sätt lär sig verktyget vad som är normalt, vad som avviker och vilka typer av avvikelser som är värda att reagera på – och kommer kunna leverera ännu mer träffsäkra resultat nästa gång.
Exempel på avvikelser SmartDetect kan upptäcka:
- Ovanligt höga eller låga belopp
- Lönearter som saknas samt lönearter som normalt inte brukar förekomma
- Felaktig slutlön
- Negativ nettolön/bruttolön
- Saknat skatteavdrag
- Slutlön som inte har blivit utbetald
- Överuttag av semester
Vad säger våra pilotkunder?
Responsen från de kunder som har deltagit i pilotfasen av SmartDetect har varit mycket positiv. Rickard Åsell, produktchef på Flex Applications, berättar mer om erfarenheterna så här långt:
– Under piloten har vi jobbat nära användarna och löpande tagit in deras feedback. Det har visat sig att AI:n har lyckats fångat upp avvikelserna effektivt, och i vissa fall även hittat sådana fel som troligtvis inte hade upptäckts annars. Överlag upplever testanvändarna att SmartDetect har bidragit till att förenkla deras vardag – att verktyget sparar tid och effektiviserar hela arbetsflödet kring lönekontrollerna, säger han och tillägger:
– Det känns väldigt positivt och lovande inför framtiden! Nu ser vi fram emot att alla kunder som använder Flex HRM Payroll ska komma igång med SmartDetect, samtidigt som vi fortsätter att vidareutveckla funktionen i nära samarbete med våra användare./snabba-fakta_round.png?width=800&height=91&name=snabba-fakta_round.png)
SmartDetect i korthet:
Lär sig hur din lönestruktur ser ut
AI-modellen tränas på tidigare löneunderlag för att lära sig vad som är normalt i just ditt företag.
Identifierar avvikelser i realtid
SmartDetect är integrerad i löneberedningen och varnar tydligt om något sticker ut från det typiska mönstret – till exempel ovanliga belopp, saknade lönearter, en negativ nettolön eller en missad slutlön.
Enkelt att hitta, enkelt att åtgärda
Du öppnar enkelt en lista med alla avvikelser – direkt i arbetsvyn. Ett klick tar dig till den anställde som avvikelsen gäller, så att du snabbt kan bedöma om något behöver åtgärdas.
Blir bättre för varje körning
När du granskar en avvikelse kan du markera den som hanterad och skicka feedback till AI:n. På så sätt blir analysen allt mer träffsäker över tid.
Trygg hantering av data
Data som skickas till AI-tjänsten är pseudonymiserad och kan inte kopplas direkt till individer. Modellen tränas separat för varje företag och din information hålls åtskild från andra användares. All behandling sker inom EU/EES och följer gällande dataskyddsregler.
Vill du prata smart lönehantering med oss?
Är du nyfiken på att veta mer om hur AI-verktyget kan spara tid, minska fel och förenkla din lönevardag? Oavsett vilken lösning du använder idag berättar vi gärna mer om fördelarna med SmartDetect och de andra funktionerna i lönesystemet Flex HRM Payroll. Kontakta oss idag!
