Att samla allting i samma plattform – det var målet när Kvänum kök skulle se sig om efter ett nytt personalsystem. Carolina Cederqvist, personalansvarig, berättar hur helhetslösningen Flex HRM har blivit en viktig del av verksamheten.
“Vår saga är en vindlande berättelse om trä och tradition, hantverk och färdighet, detalj och passion". Med de orden beskriver Kvänum kök sig själva på sin hemsida. Allt började för över 100 år sedan i Kvänum, Västergötland, där företaget etablerade sig som en pionjär inom exklusivt snickerihantverk. Idag kombinerar de lång tradition med innovativa lösningar för att skapa skräddarsydda kök, badrum och förvaringslösningar, alltid med ett öga för detaljer och hållbar kvalitet. Här jobbar Carolina Cederqvist som i sin roll som personalansvarig har det övergripande ansvaret för Flex HRM.
– Jag jobbar med alla delar i Flex, både när det gäller lön, tid och resor, men använder också Flex när det gäller personal, till exempel genom att lägga upp utbildningar och kompetenser. Vi har även lönekartläggningsmodulen och lönerevisionsmodulen.
Sedan 2019, då man började använda Flex HRM Travel och Flex HRM Employee, har fler moduler tillkommit, berättar Carolina.
– I september 2021 började vi med första lönen i Flex HRM Payroll, och vi började också köra tidrapportering via Flex HRM Time.
Tidrapporterar via stämpelklocka och app
På det hela taget tycker både chefer och medarbetare att det fungerar bra att jobba med Flex HRM, berättar Carolina. De personalgrupper som använder systemet är både kollektivanställda och tjänstemän som använder de olika delarna på lite olika sätt.
– De stämplar både via stämpelklocka och app, och i appen kan de också se sina lönespecifikationer, saldon och scheman och även ansöka om ledighet. De kan också sköta sina utlägg direkt i appen, där de enkelt kan fota kvittot och låta systemet automatiskt läsa av till exempel datum, belopp och moms, så det är supersmidigt! Beroende på personalgrupp skiljer det sig sedan vem som klarmarkerar tiderna, men det är ledaren som attesterar och så godkänner jag och kör sedan över det till lön.
Att vi nu har allt på en och samma plats är absolut det bästa. Man sparar ju tid genom att slippa lägga upp samma saker på flera olika ställen.
Även anställdaregistret har ett flexibelt behörighetssystem och Carolina berättar att hon har valt att dela upp ansvaret mellan sig och cheferna när det gäller vem som ansvarar för att registrera olika typer av information. 
Bra stöd under implementationsprocessen
Carolina är nöjd med den löpande supporten och tycker det går snabbt och smidigt att få svar på sina frågor. Även implementationsprocessen beskriver hon som lyckad.
– Det gick jättebra. När vi väl skulle börja använda oss av hela Flex HRM så eftersökte jag någon som kunde allt, eftersom det är så bra att ha någon som vet hur allt hänger ihop. Och då fick vi Karin Svedberg som applikationskonsult.
Innan valet föll på Flex HRM hade Kvänum Kök både ett annat tidsystem och löneprogram. Något reseräkningssystem fanns inte alls, och man fick köra den delen manuellt. Fördelarna med att ha börjat använda Flex HRM är flera, säger hon.
– Det jag ville ha var ju allting i samma system, med samma leverantör för allt, och utan mellanhänder. Att vi nu har allt på en och samma plats är absolut det bästa. Man sparar ju tid genom att slippa lägga upp samma saker på flera olika ställen. Och att ha både lönerevision och lönekartläggning i samma system. Båda de modulerna funkar riktigt bra tycker jag. Och att jag sedan har medarbetarsamtal i samma system, så himla bra att ha det på samma ställe!
Supporten fungerar också bra när det behövs, tillägger Carolina.
– I början var det en omställning att man endast kan ringa på förmiddagen, men nu har jag vant mig vid det och på eftermiddagen kan man ju skriva. Och de ringer ju upp om man måste prata.
På frågan om Carolina skulle rekommendera Flex System till andra i branschen, svarar hon utan tvekan: Jajjemän!
Om Kvänum kök
Kvänum kök AB är branschledande i Skandinavien inom tillverkning av exklusiva och kundanpassade snickerier till kök, förvaring och badrum. Företaget har 155 medarbetare med en genomsnittlig anställningstid på drygt elva år. Sedan 1923 levererar de gediget finsnickeri till en stilmedveten kundkrets. Samtliga kök och förvaringslösningar tillverkas av skickligt yrkesfolk vid fabriken i Kvänum. Deras produkter är genuint och drivet hantverk av yppersta kvalitet.
