Drunknar du i informationsletande, excelkaos och tidsödande administration? Du är inte ensam! Många chefer och HR-avdelningar sitter fast i krångliga rutiner som stjäl tid från det som verkligen räknas – att utveckla verksamheten och medarbetarna. Men det finns ett smartare sätt! Här är fem tydliga tecken på att det är dags att investera i ett HR-system.
1. När arbetsdagen äts upp av manuellt krångel
Hålla koll på personalinformation, besvara frågor från medarbetarna, serva chefer med statistik och rapporter, administrera utbildningar, uppdatera rutiner och policys – en vanlig dag som personalansvarig innebär att jonglera en oändlig lista av uppgifter. Och som vi alla vet, många administrativa bäckar små blir snart en stor å – som gör det stört omöjligt att få arbetsdagen att räcka till för det där nya projektet du skjutit upp alldeles för länge nu.
Knepet för ett bättre flyt på HR-arbetet? Att ringa in era mest tidsödande manuella rutiner och automatisera bort dem med hjälp av ett smart HR-system. Principen är enkel: ju mer administrationen sköter sig själv, desto mer kan du fokusera på det som får medarbetarna och businessen att växa.
2. När det är svårt att hitta rätt information – och hålla den uppdaterad
Löne- och anställningsuppgifter, medarbetarsamtal, utvecklingsplaner, avtal, blanketter, adresser, kontouppgifter, utrustning… Varje medarbetare innebär en enorm mängd data – data som hela tiden måste hållas uppdaterad. Redan vid ett relativt litet antal anställda märker därför de flesta företag att det blir ohållbart att hålla koll på allt i spridda plattformar och kalkylblad.
Lösningen? Att strukturera och digitalisera! Istället för att slösa tid på att leta efter information låter ni helt enkelt HR-systemet fungera som ert smarta digitala personalarkiv – där allt är snyggt organiserat, lättillgängligt och sökbart i en enda central databas. Med allt på samma ställe förenklar ni dessutom samarbetet mellan HR, chefer och andra funktioner på företaget, och det blir smidigare att låta medarbetarna ta del av just den information som är värdefull för dem.
För att sammanfatta: om du och ditt team ständigt letar efter information i en snårskog av mappar och filer – då är det ett tydligt tecken på att det är dags att investera i ett HR-system.
Läs mer: “All information om våra medarbetare finns i Flex HRM”
3. När regelverk och GDPR är en källa till huvudvärk
Vi vet, att hålla koll på alla regler och lagar inom HR-området kan kännas snudd på övermäktigt. Ta till exempel Lagen om Anställningstid (LAS) som sätter spelreglerna för anställning och uppsägning. Med ett HR-system att luta er mot har ni en perfekt översikt över er anställningsdata och dessutom ett gäng fiffiga funktioner som gör jobbet både smidigare och säkrare. Ett annat exempel är den årliga lönekartläggningen – ett krav enligt diskrimineringslagen. Med ett integrerat verktyg i HR-systemet slipper ni krångliga Excel-ark och får full kontroll över hela processen – från kartläggning till analys och dokumentation.
Dessutom: att lagra känslig medarbetardata i Excel eller skicka den via mejl är osäkert ur ett GDPR-perspektiv. Ett modernt HR-system är designat för att ta hand om det här åt dig – så att du slipper tänka på det. Om du och dina kollegor funderar över om era nuvarande lösningar verkligen håller måttet när det gäller säkerhet och regelverk – då är det alltså hög tid att ta klivet till ett HR-system.
4. När statistik och nyckeltal blir ett detektivarbete
Hur gör du och ditt team när det är dags att plocka fram siffror över sjukfrånvaro, personalomsättning, medarbetarnöjdhet och andra viktiga mätetal? Om det känns krångligt att få fram rätt data eller om ni lägger otaliga timmar på att pussla ihop utspridda underlag (som dessutom blir inaktuella innan du ens hunnit trycka på Print) – då är det dags att tänka om.
Många moderna HR-system har exempelvis dashboards och rapportverktyg som hjälper dig att paketera data och gå från magkänsla till fakta på nolltid. Istället för att jaga uppgifter i olika system har ni dagsfärska data bara ett knapptryck bort. Det innebär i sin tur att det blir enklare för chefer och ledning att fatta genomtänkta beslut och agera i tid vid oväntade förändringar, som en stegrande sjukfrånvaro eller en topp i personalomsättningen.
Läs mer: Nyckeltal på det smarta sättet – åtta goda skäl att använda en HR-dashboard
5. När ni inte har råd att tappa talangerna
Att attrahera och behålla rätt medarbetare är en av de tuffaste utmaningarna för företag idag. För att få de anställda att trivas och vilja stanna behöver ni verktyg som stöttar deras utveckling och gör det enkelt att följa upp deras behov. Känns det klurigt att få en överblick och att få samarbetet mellan alla inblandade att klaffa? Då kan det vara ett tecken på att ni behöver ett HR-system.
Ett HR-system kan exempelvis hjälpa er att:
- Hålla koll på kompetenser och talanger. Genom att samla information om medarbetarnas kompetenser och utvecklingsbehov på ett och samma ställe kan ni lättare se till att rätt person är på rätt plats och planera utbildningar på ett mer strukturerat sätt.
- Effektivisera medarbetarsamtalen. Istället för att krångla med lösa anteckningar och dokument kan ni digitalisera processen och smidigt förbereda, genomföra och följa upp samtalen, allt i en och samma plattform.
- Göra onboardingen proffsig och friktionsfri. Att en nyanställd snabbt ska känna sig välkommen och komma in i jobbet är en no-brainer, men utan tydliga rutiner är det lätt att viktiga steg glöms bort. Med digitala checklistor och automatiska påminnelser ser systemet till att rätt person får rätt information i rätt tid.
Säg hej till supersmidigt HR-arbete med Flex HRM Employee
Inget mer papperskaos, letande i pärmar och uppgifter som faller mellan stolarna. Flex HRM Employee är systemet som hjälper chefer och HR-ansvariga att organisera och samarbeta smart. Allt du behöver för att hantera medarbetarresan som ett proffs, kort och gott. Nyfiken? Kontakta oss, så berättar vi mer!
