Vad är HR analytics?
Allt som sker på ett företag genererar dagligen enorma volymer data. Inom områden som tillverkning, kundservice, försäljning och marknadsföring har företag länge använt statistik och nyckeltal för att ta faktabaserade beslut och styra verksamheten i rätt riktning. HR-området har dock länge varit på efterkälken och det är först på senare år som allt fler arbetsgivare har insett vinsterna med att dra största möjliga nytta av de medarbetardata de redan har tillgång till i sina olika system.
Kort förklarat är HR analytics ett datadrivet sätt att skaffa sig kunskaper om företagets styrkor och svagheter när det kommer till dess personal. Genom att sammanställa, kombinera och analysera data och nyckeltal från en eller flera källor kan chefer, ledning och HR-ansvariga identifiera mönster och samband, förutsäga beteenden och händelser och vidta rätt åtgärder i rätt tid – istället för att behöva förlita sig på gissningar och magkänsla.
Varför bör vårt företag jobba med HR analytics?
Vari ligger då potentialen i HR analytics mer konkret? Vad kan du och dina kollegor uppnå genom att jobba (mer) datadrivet? Med dagens digitala möjligheter att samla in data kring personalen är möjligheterna att vaska fram värdefulla insikter närmast obegränsade, men vi ska här lista några exempel.
Hjälper er att förstå varför era medarbetare lämnar er
Att tappa personal är något som lätt riskerar att bli en både kostsam och resurskrävande utmaning. Med konkreta fakta att luta er mot kan ni enklare analysera och följa upp er personalomsättning och varför den ser ut som den gör. Vilka är det som säger upp sig och varför? Skiljer sig siffrorna mellan olika avdelningar? Är det en hög andel nyanställda som lämnar er och vad kan det bero på? Kan ni identifiera några andra varningssignaler, såsom en hög frånvaroprocent? Kort sagt, genom att kombinera olika slags mätvärden kan HR analytics hjälpa er att identifiera mönster och samband som annars vore svåra att upptäcka och till och med förutsäga när och var ett avhopp riskerar att ske.
Hjälper er att förebygga sjukfrånvaro
Sjukfrånvaro är en stor utmaning för många företag, men som väl är finns det mycket som ledning och chefer kan göra för att åstadkomma en skillnad till det bättre – och allt börjar med att skaffa sig en tydlig bild av hur det faktiskt ser ut. Här kan dashboards och andra analysverktyg exempelvis hjälpa er att besvara frågor som: Hur hög är sjukfrånvaron just nu? Hur har den utvecklats över tid? Finns det någon avdelning som sticker ut? Hur varierar den mellan olika perioder under året? Går det att urskilja några mönster och samband? Vilka resultat får vi av de hälsofrämjande insatser som görs och vad kan göras annorlunda?
Hjälper er att jobba mer strategiskt med rekrytering och kompetensförsörjning
Genom att dra nytta av era personaldata kan ni jobba mer målinriktat med nyrekrytering och personalplanering. Har vi rätt antal personer på rätt positioner och när behöver vi fylla på med resurser – innan läget blir akut?
Ni får också bättre förutsättningar att jobba strategiskt med er kompetensförsörjning. Vilka är era viktiga nyckelroller och mest kritiska kompetenser om verksamheten skulle ha svårt att klara sig utan? Vad behöver ni göra för att behålla dem inom organisationen? Och när ni rekryterar nya stjärnor, hur ser ni till att de faktiskt matchar era mest efterfrågade kompetenser vid varje specifikt tillfälle? Utmaningar som dessa är ytterligare något HR analytics kan hjälpa er med.
Hjälper er att skapa bättre medarbetarupplevelser
HR analytics kan även hjälpa er att ta tempen på medarbetarnas trivsel och engagemang. Hur maximerar ni förutsättningarna för att personalen ska vilja stanna, blomstra och växa tillsammans med er? Vilka förmåner och andra belöningar har störst betydelse för att höja deras motivation? Vilken utväxling får ni av olika utbildningsinsatser i form av ökad medarbetarnöjdhet (och bättre resultat för verksamheten i stort)?
Här kan du läsa mer om hur HR analytics kan användas för att förstå era medarbetare och förbli en attraktiv arbetsgivare.
Fyra steg för att lyckas med HR analytics
Det är tydligt att HR analytics är en investering som lönar sig på flera olika punkter, men vilka är egentligen framgångsfaktorerna för att kunna jobba datadrivet på riktigt? Och hur kommer man igång?
- Utgå från just era utmaningar
I en tillvaro där (nästan) allt går att mäta är det lätt att känna sig överväldigad. Eftersom alla verksamheter är unika kommer det heller inte att finnas en specifik uppsättning nyckeltal som passar alla. Tricket är därför att vara selektiv och sätta fokus på de mått som känns mest relevanta och verkningsfulla för just er – att mäta rätt snarare än mycket med andra ord.
Välj era nyckeltal utifrån verksamhetens övergripande mål och strategier. Vilka områden kan vi ringa in som är särskilt viktiga för företagets framgång? Vilka framgångsfaktorer kopplade till personalen kan vi identifiera? Vilka risker, utmaningar och förbättringsområden har vi att tackla – idag och på sikt? - Satsa på användarvänliga verktyg
Kämpar ni med ineffektiva verktyg för att paketera och presentera era nyckeltal? En vanlig utmaning inom HR analytics är att olika data finns utspridda på en mängd olika ställen, i flera olika personalsystem som inte är synkade med varandra eller kanske utspridda i olika kalkylblad. Nyckeln för en smidig hantering med minimalt behov av handpåläggning är att satsa på användarvänliga digitala verktyg som samlar alla data på ett och samma ställe – redo att hämtas upp i ett knapptryck.
Förutom att ni sparar mycket tid och frustration kan ni alltid vara säkra på att era siffror är uppdaterade och pålitliga. Sist, men absolut inte minst, kommer det att vara betydligt lättare att kommunicera och skapa engagemang kring era data när ni kan paketera dem i ett grafiskt tilltalande och pedagogiskt format, till exempel med hjälp av en HR-dashboard. - Sätt ihop ett team
Kom ihåg att HR analytics är en lagsport. Fundera över vilka på företaget som kan bidra med rätt kunskaper och insikter, både när det gäller verksamhetens utmaningar och hur insamlingen, analysen och uppföljningen av data ska gå till rent praktiskt, och sätt ihop ett team med rätt resurser. - Börja i liten skala
Se upp med att ha för höga ambitioner i början. Många rekommenderar att börja med ett mindre, tydligt avgränsat projekt med ett eller ett fåtal lättbegripliga nyckeltal för att sedan bygga på med fler och mer komplexa på sikt. Risken är annars att jobbet kommer att kännas övermäktigt och att ni tappar överblicken.
Redo att komma igång med HR analytics ni också?
I vårt webbaserade personalsystem Flex HRM har vi satsat på att göra det så enkelt det bara går att utvinna värdefulla insikter ur era medarbetardata. Använd vår rapportgenerator och skapa egna skräddarsydda rapporter precis som du själv vill ha dem och dela dem med dina kollegor – allt i ett par snabba knapptryck. Eller kika in vår HR-dashboard som med snygg och intuitiv grafik levererar en ögonblicksbild av sjukfrånvaro, personalomsättning och andra nyckeltal och direkt gör dig uppmärksam på oönskade förändringar.
