För att ytterligare stärka den personliga integriteten och säkerheten i Flex HRM lanserar vi nu en förbättrad funktion för att hantera anställda med skyddad folkbokföring. Den nya funktionen säkerställer att känsliga adressuppgifter hanteras korrekt och i enlighet med gällande lagstiftning, direkt i systemet.
Vad innebär skyddad folkbokföring?
Skyddad folkbokföring är en skyddsåtgärd från Skatteverket för personer som är utsatta för hot eller förföljelse. Det innebär att personens adress inte finns i folkbokföringsregistret. Istället skickas all post via Skatteverket som vidarebefordrar den till den anställde. Vår nya funktion är specifikt utvecklad för att hantera just denna situation, och inte andra typer av skyddade personuppgifter.
Enkel och säker hantering i anställdaregistret
För att aktivera funktionen finns nu en ny kryssruta, Skyddad folkbokföring, i anställdaregistret under fliken Personuppgifter. Du hittar den precis ovanför adressfälten.
När du markerar rutan händer följande:
- De vanliga adressfälten rensas och blir skrivskyddade. Detta förhindrar att en adress av misstag registreras, till exempel via en dataimport.
- Ett nytt fält, Förmedlingsadress, visas där du istället anger Skatteverkets adress som ska användas för posthantering.
Bredvid kryssrutan finns en informationsikon som i detalj förklarar hur posthanteringen fungerar och varför adressfälten ersätts.
Full kontroll med nya behörigheter
För att säkerställa att endast behöriga användare kan hantera denna känsliga information har vi skapat en ny behörighet i systemet. Under Personal > Personuppgifter i rolladministrationen hittar du nu Skyddad folkbokföring. Denna behörighet styr vem som kan se och redigera informationen. Funktionen är tillgänglig för alla kunder med licens för HRM Employee och/eller HRM Payroll.
Smidigare process vid nyanställning
Vi har även anpassat nyanställningsprocessen. Om en nyanställd har skyddad folkbokföring kan du nu slutföra anställningen utan att behöva fylla i de normalt obligatoriska adressfälten, vilket skapar en smidigare och säkrare process från start.
