Detta är flextid
De flesta har på något sätt kommit i kontakt med begreppen flextid och ”att flexa”, men för säkerhets skull ska vi gå igenom betydelsen helt kort. Med flextid menas att man låter de anställda själva bestämma när arbetsdagen ska börja och sluta. Med andra ord kan du variera dina arbetstider och komma in lite senare och/eller gå lite tidigare än vad schemat egentligen säger – så länge du håller dig inom tillåtna tidsramar och att det fungerar med hänsyn till dina kollegor och arbetsuppgifter.
Därför infördes flextid och såhär vanligt är det
Flextid har förekommit i Sverige sedan 1970-talet, men det är först de senaste cirka tjugo åren som systemet har slagit igenom ordentligt. Det sägs att startskottet för det hela var när man år 1972 färdigställde Karlahuset, en enorm kontorsbyggnad på Östermalm i Stockholm. När alla tusentals anställda skulle ta sig till och från kontoret uppstod kaos i tunnelbanan. Man behövde helt enkelt sprida ut alla pendlare över ett längre tidsspann – och flextiden var född.
Är du man och jobbar som tjänsteman inom staten? Då är sannolikheten att du har flextid som störst. 86 procent av männen inom SACO har flextid medan motsvarande siffra för LO-kvinnorna är 33 procent. Slår man ut siffran på alla sysselsatta i Sverige handlar det om lite mindre än hälften, eller cirka 40 procent, som har flextid.
Flexramarna bestämmer hur lång sovmorgon du får ta
Lite extra trött på måndagsmorgonen? Eller redo att påbörja helgen lite i förtid? Även om modellerna för flextid kan variera något mellan arbetsplatser brukar det i regel finnas tydliga tidsintervall som bestämmer när du får börja på morgonen (exempelvis mellan 06.00 och 09.00), och när du får sluta på eftermiddagen (exempelvis mellan 15.00 och 18.00) – det man brukar kalla för flexramar.
Dessutom kan det finnas möjlighet att förlänga/förkorta lunchen med hjälp av flex (dock får du i regel inte ta kortare lunch än 30 minuter). Flexramarna kan också se olika ut för de olika veckodagarna. En avstämning görs i regel vid månadsslutet och ditt flexsaldo (alltså det antal timmar du tjänat in eller ”är skyldig”) förs då över till nästa månad.
Underlättar vardagspusslet och gör arbetsgivaren poppis
Lämna och hämta barn, besiktiga bilen, rasta hunden, fixa tandläkarbesöket, hinna med den där löprundan medan det är ljust ute, passa buss- och tågtider... För många är möjligheten att flexa värdefull i stunder när livets alla måsten hopar sig och vardagspusslet känns extra klurigt att få ihop. Och faktum är att även forskarna har kommit fram till att flextid leder till en bättre upplevd balans mellan arbete och privatliv.
I ett fungerande flextidsystem där alla tider och avvikelser registreras undviker man också den misstro och skepsis som annars kan förekomma kollegor emellan, exempelvis om någon kommer in sent eller tar en lite längre lunch – eftersom alla vet att det blir ett minus på flexsaldot som du på något vis får kompensera för i slutändan.
Men det tar inte slut där – man har även sett att flextid kan bidra till:
- Bättre effektivitet och produktivitet hos medarbetarna (du gör klart ditt jobb och sedan kan du sluta, oavsett om det blir tidigare eller senare än din ”egentliga” sluttid)
- Minskad stress
- Ökad kontroll och självbestämmande och därmed ökad motivation
- Nöjd och välmående personal som tenderar att stanna kvar på arbetsplatsen.
Och sen har vi ju det här med arbetsgivarvarumärket också. En arbetsgivare som erbjuder flextid (och andra populära förmåner) får inte bara nöjda medarbetare utan kommer sannolikt också att ha lättare att attrahera och rekrytera nya talanger.
Låter ju prima! Men vad ska man tänka på för att det ska funka i praktiken?
Frihet under ansvar – denna lite slitna klyscha fångar själva kärnan i flextidskonceptet på ett bra sätt. Det innebär i sin tur att flextid ett system som kräver lite extra i form av förtroende och tillit på arbetsplatsen. Att uppnå det är kanske inte alltid det lättaste, men genom att ha tydliga ramar och regler och en öppen dialog har ni i alla fall en väldigt bra utgångspunkt. Introduktionsutbildningen för nyanställda kan till exempel vara ett bra tillfälle för att nå ut med information om vad som gäller på er arbetsplats.
Satsa också på tydlig skriftlig information som alla medarbetare lätt kommer åt, i företagets personalhandbok och/eller på företagets intranät. De anställda behöver tydlig information om frågeställningar som:
- Vilka flexramar gäller under dagen?
- Hur många timmar tillåts på plussaldot respektive minussaldot?
- Vad händer om den anställde överskridit sitt tillåtna plussaldo eller minussaldo? (För plussaldot gäller i regel att de överskjutande timmarna stryks vid månadens avstämning, men även utbetalning som lön kan förekomma i vissa avtal. Ett överskridet minussaldo ger i de flesta fall ett avdrag på lönen).
- Vilka regler gäller för hur och när flextid kan tas ut – tillåts till exempel uttag av hela dagar om det är många timmar på plussaldot? Behövs det en ledighetsansökan?
Med andra ord: se till att ha en så tydlig struktur som möjligt redan från början – så att alla är med på vad som gäller och inga frågetecken behöver uppstå längs vägen.
Flextid och övertid – vad är skillnaden?
En mycket viktig fråga – låt oss reda ut begreppen! Flextid bygger på ett frivilligt val för den anställde att anpassa sina arbetstider. Övertid däremot handlar om att något oförutsett har inträffat som gör att en arbetsuppgift måste utföras efter ordinarie arbetstid – och ska som regel vara beordrat av arbetsgivaren i förväg. Viktigt att komma ihåg är också att arbetsgivaren aldrig kan tvinga någon att använda flextid för att ersätta övertid.
Ropen skalla – flextid åt alla…eller?
Att flextid är hett eftertraktat är lätt att förstå. Men vad säger lagen – är flextid en rättighet för alla? Nej, är det korta svaret. De anställda har ingen rätt till flextid enligt arbetstidslagen, och normalt sett finns det inga regler om det i de centrala kollektivavtalen heller. Det är helt enkelt upp till arbetsgivaren att besluta om flextid ska erbjudas eller inte och vilka villkor som ska gälla – antingen genom ett så kallat lokalt arbetstidsavtal eller inom ramen för arbetsplatsens personalpolicy.
Som vi tidigare varit inne på måste ju flextiden också anpassas efter verksamhetens behov. Det innebär att inom vård och omsorg, vissa serviceyrken, räddningstjänst och liknande där det krävs bemanning under hela arbetspasset, där skulle det helt enkelt inte fungera att låta personalen flexa. I dessa fall kan det istället finnas andra former av arbetstidsförmåner, såsom flexibel årsarbetstid och/eller individuell schemaplanering.
Men med flextid måste ju alla hålla stenkoll på hur de jobbar – hela tiden? Hur löser man det?
Exakt – en förutsättning för att det hela ska funka är ju faktiskt att alla håller reda på sina timmar och minuter. Men faktum är att det inte behöver vara svårt alls – bara ni använder ett effektivt systemstöd. Med digital tidrapportering håller både chef och medarbetare enkelt reda på hur många timmar som har jobbats, hur mycket flex som tagits ut och hur mycket som har tjänats in månad för månad.
Visst kan det funka att skriva in sina tider på lösa papper eller i en mall för tidrapporter i Excel, men den stora risken blir då att tidrapporteringen släpar efter – och vips så har du glömt bort när det var du hade det där tandläkarbesöket och hur länge du var borta. Då är det så mycket enklare och smidigare med ett modernt tidsystem, där du checkar in och ut allteftersom du kommer och går – vare sig det sker på jobbdatorn, i en app i mobilen eller på en touchskärm i korridoren.
Med andra ord har ditt företag allt att vinna på att gå över till ett tidsystem som är användarvänligt, mobilt och flexibelt. Gör ni det – och även är noga med att kommunicera de villkor och regler som gäller på arbetsplatsen – ja då kan det här med flextid knappast bli annat än en succé.
