I slutet av 2015 kom Carina Lundström, som arbetar som ekonom på S:t Johannes församling, i kontakt med Flex Lön på en mässa. En kvinna som arbetade för GAS, Svenska kyrkans gemensamma satsning på administrativt stöd, presenterade Flex som de då nyligen bestämt sig för att satsa på.
- När jag fick höra om Flex tänkte jag att det där systemet är något för oss! Jag pratade med min chef och sedan togs ett beslut i kyrkorådet. Det kändes jättebra, vi hade verkligen behov ett nytt modernt lönesystem.
S:t Johannes församling använde sig på den tiden av Crona Lön, ett visserligen funktionellt, men gammalt och ganska begränsat system.
- Flex Lön är enkelt att lära sig och det är lättöverskådligt. Man förstår helt enkelt vad man ska göra.
Precis som andra församlingar har S:t Johannes församling många olika typer av tidgrupper med varierande arbetstider. Carina förklarar att det inte går att jämföra kyrkan med de vinstdrivande företag som hon arbetat i tidigare.
- Men jag har fått mycket hjälp av mina konsulter från Flex som har erfarenhet av uppsättningar inom kyrkan. Det har varit väldigt värdefullt att jag har kunnat bolla frågor med dem. Jag har kunnat fråga hur andra församlingar löst olika saker och fått hjälp att lägga upp det på bästa sätt.
När Flex Lön var i rullning var det dags för nästa steg: Flex HRM. I augusti 2017 påbörjades implementationen av tidredovisning, reseräkning och HR-stöd. Församlingen har tagit det i lugn takt, mycket på grund av att Carina har haft många andra arbetsuppgifter parallellt med införandet av det nya systemet. Sedan i mars 2018 är de i alla fall igång med Flex HRM på allvar i hela organisationen.
- Det tog längre tid än vi från början hade räknat med, men så här i efterhand tror jag att det var bra. Vi har inte stressat fram något, och medarbetarna har haft tid att testa och vänja sig vid det nya.
Tidigare använde man sig av Excelark för att lägga in sina tider. En del äldre anställda som inte var bekväma med Excel skrev ut på papper och antecknade för hand. Carina fick sitta och räkna timmar manuellt, vilket var både var tidsödande och medförde en stor risk att något blev fel.
En välplanerad implementation
På Flex har man utarbetat en detaljerad projektmodell som används för implementeringsprocessen. I den framgår det tydligt vad som ska göras och vem som gör vad till varje fas i processen. Jag frågar hur Carina upplevde implementeringen.
- Jag är jättenöjd. Flex konsulter gjorde att jag kände mig trygg. När jag har undrat något så har jag fått svar direkt. Vi har haft en väldigt bra dialog. Det har varit jättespännande att dra igång det här!
När det var dags för det sista innan skarpt läge, testfasen, plockade man ut några personer från varje arbetsgrupp. En präst, en musiker, en diakon, en timanställd – alla med sinsemellan skilda arbetstider. Testgruppen fick registrera tider och stämpla via mobilen och datorn.
- Och alla var väldigt positiva faktiskt! Det brukar ju alltid vara några som tycker att det är jobbigt med förändringar, men faktiskt – den person som varit mest av en motståndare i början var den som sa ”åh, vad smidigt, jag trycker bara på telefonen när jag kommit och när jag går hem. Och jag behöver inga papper när jag vill ha semester, det är bara att fylla i på telefonen”.
Och på Flex tycker man såklart att det är roligt att höra. Här är man mån om att kunderna får en bra start med systemet, därför är implementeringsprojektet så viktigt.
Linda Wente, projektledare på Flex Applications: 
- Det har varit mycket trevligt att jobba med Carina och S:t Johannes Församling. Detta implementeringsprojekt är ett bevis på att ett förankrat beslut mellan ledning och organisation ger ett lyckat resultat. Man har från kundens sida tänkt på alla led - alltifrån tidig och tydlig information till anställda - till en välplanerad implementation och driftsättning. Det är receptet på ett lyckat projekt!
Slutligen, den obligatoriska frågan till Carina, kan du rekommendera Flex till andra inom samma område?
- Jag skulle absolut rekommendera Flex till andra församlingar, svarar Carina.
Om S:t Johannes församling
S:t Johannes församling ligger i Norrmalms stadsdelsnämnd i Stockholm och har drygt 6000 medlemmar. Församlingen har en långsmal sträckning i nord-sydlig riktning. Församlingens avlånga struktur gör att här finns både en brusande citymiljö och en något lugnare lantlig miljö närmare Brunnsviken. Församlingen har två kyrkor - Stefanskyrkan på Frejgatan och S:t Johannes kyrka på Johannesgatan. Församlingen bildades år 1907 efter en delning av S:t Jakob-Johannes församling. Orsaken var att församlingen hade vuxit runt sekelskiftet när tidigare lantliga områden norr om Odengatan hade bebyggts. Församlingen har ett 20-tal fast anställda och utöver detta ett flertal timanställda och arvodister.
Intervjuade gjorde Lena Eriksson, Marknadskommunikatör på Flex Applications
