Kompetenskartläggning – hur funkar det?

Har ni koll på vilka kunskaper och färdigheter era medarbetare har – och inte har? Vet ni vilka som är era nyckelspelare och mest oumbärliga kompetenser? En strategisk kompetenshantering börjar med en ordentlig inventering – en kompetenskartläggning. Här kommer tips och guidning för dig som vill komma igång.

Vad är en kompetenskartläggning?

En kompetenskartläggning går ut på att identifiera vilka kompetensområden företaget bör fokusera på för att nå sina mål, på kort och lång sikt. Vilka är företagets viktigaste och mest affärskritiska kompetenser idag? Om två år? Det handlar också om att inventera vilka kunskaper och färdigheter som finns i personalstyrkan och jämföra nuläge med önskat läge. Vilka kompetensbrister och kunskapsluckor behöver täppas till, på individnivå och organisationsnivå? De insikter som samlas in i kartläggningen används sedan för att lägga upp strategier och handlingsplaner för hur ni bäst tacklar era utmaningar och uppfyller era kompetensmässiga mål.

Varför bör vi göra en kompetenskartläggning?

Det finns många starka skäl till att ditt företag bör jobba strategiskt med företagets kompetenser. Att kartlägga behov, nuläge och mål när det kommer till era kompetenser gör det enklare att fatta träffsäkra beslut om allt från rekrytering till utbildningsinsatser och successionsplanering (det vill säga hur ni ersätter kompetens i samband med att medarbetare lämnar er). Ni får också bättre redskap för att säkra företagets konkurrenskraft och kunna överleva och växa i en snabbföränderlig omvärld. Sist men inte minst, vi befinner oss i ett läge där kampen om talangerna bara blir hårdare och företag får allt svårare att attrahera rätt sorts kompetens.

Detta samtidigt som rekrytering av ny personal både är kostsamt och tidskrävande. Av den anledningen är det extra viktigt företag att behålla sina medarbetare när de väl fått dem ombord – något som underlättas av att erbjuda dem rätt möjligheter att växa och utvecklas på sin arbetsplats.

För att sammanfatta, detta vinner ditt företag på att jobba med kompetenskartläggning:
- hjälper er att sätta in träffsäkra kurser och utbildningsinsatser
- förenklar successionsplaneringen och minskar sårbarheten när viktiga nyckelspelare slutar - ökar medarbetarnas engagemang och motivation och gör dem mer benägna att stanna på arbetsplatsen
- ger er de insikter som behövs för att kunna göra kompetensbaserade (och därmed mer träffsäkra) rekryteringar
- stärker och framtidssäkrar företagets konkurrenskraft i en snabbföränderlig omvärld
- hjälper er att vaska fram dolda talanger och outnyttjad kompetens, en win-win för både verksamhet och medarbetare. 

Hur går en kompetenskartläggning till?

Det finns olika sätt att jobba med kompetenskartläggning. Vissa verksamheter börjar med att skaffa sig grepp om verksamhetens behov. Andra startar i andra änden, det vill säga att identifiera vilka kompetenser varje enskild medarbetare har (och inte har). Det finns också olika sätt att samla in den information ni behöver om medarbetarnas kompetenser; exempelvis intervjuer med personalgruppen, enkäter, självskattningar och utvecklingssamtal.

Oavsett vilka konkreta metoder ditt företag väljer kan processen sammanfattas i fyra grundläggande steg:

1. Gör en behovsanalys

   För att kompetenskartläggningen ska bli verkningsfull på riktigt bör den utgå från era övergripande mål och behov. Gör därför en behovsanalys där ni sammanställer vilka roller och befattningar ni har i er verksamhet, vilka kompetenser som krävs för respektive roll och vilka av dem som är allra mest kritiska för att ni ska nå era mål. Kanske har ni sårbara kompetenser, det vill säga personer som sitter på unika och värdefulla kompetenser som kan bli svåra att ersätta den dag medarbetaren slutar hos er? Tänk också på att ni inte behöver sätta igång med hela företaget på en gång; en kompetenskartläggning kan med fördel starta i liten skala. Ni kan till exempel välja ut en specifik avdelning som får agera pilotgrupp och utvärdera arbetet innan ni sätter igång på bred front. Eller begränsa antalet kompetenser till ett fåtal kärnkompetenser som det känns extra viktigt att få överblick över.

2. Kartlägg varje medarbetares kompetens

   I detta steg kartlägger ni vad varje enskild medarbetare kan, med fördel i ett HR-system tillsammans med alla annan data som hanteras kring medarbetaren. En sådan individuell kompetensprofil kan innehålla allt från formella kurser och certifieringar till språkkunskaper, IT- kunskaper eller ledaregenskaper. Det är också bra att dokumentera vilken nivå medarbetarens kompetens ligger på, exempelvis med en gradering mellan ett och fem.När ni väl har fått era kompetensprofiler på pränt gäller det att vårda skatten och underhålla era data. Medarbetarsamtalet är ett perfekt tillfälle då chef och medarbetare tillsammans kan se över och vid behov uppdatera kompetensprofilen för att försäkra er om att ni har en bild som återspeglar nuläget.

3. Identifiera era kompetensgap

   Var finns era styrkor och svagheter och vilka kunskapshål behöver täppas till? För att få en översiktlig bild över företagets kompetenser, se hur ni ligger till mot era uppsatta kompetensmål och ringa in eventuella kompetensgap kan ni använda en så kallad kompetensmatris. En kompetensmatris kan beskrivas som en tabell eller ett rutnät där varje kolumn representerar en kompetens och varje rad en medarbetare tillsammans med en gradering av aktuell kompetensnivå.
   
   
   Exempel på kompetensmatris med gradering av respektive kompetens på nivå 1-5. Körkort, certifikat och liknande som den anställde antingen har eller inte har markeras med en bock eller ett kryss.
   
   Moderna HR-system erbjuder ofta ytterligare möjligheter att grafiskt åskådliggöra och få överblick över era data, exempelvis i form av ett spindeldiagram. Det är ett effektivt sätt att visualisera inom vilka områden ni har era styrkor och svagheter och att jämföra nuläge mot kompetensmål och kompetensbehov.
   
   
   Exempel på kompetensmatris som spindeldiagram.

   Här kan du läsa mer om fördelarna med att använda ett HR-system för er kompetenshantering.
   
   

4. Gör en handlingsplan 

   När ni har en klar bild av behov, nuvarande kompetens, kompetensgap och andra kritiska faktorer upprättar ni en handlingsplan. Vilka insatser ska göras mot bakgrund av era mål? Behöver ni rekrytera eller finns det kanske någon medarbetare som antingen har rätt kompetens idag eller kan vidareutbildas? Oavsett vilken insats ni landar i bör den kopplas till ett tydligt mål, en tidsplan och en strategi för hur resultaten ska följas upp.

Låt HR-systemet göra jobbet med er kompetenskartläggning!

Känner du och dina kollegor att det är dags att växla upp jobbet med kompetenserna? Genom att rusta er med ett smart digitalt verktyg har ni de bästa förutsättningarna att få den överblick och struktur som krävs. Glöm krångliga Excel-filer och underlag som finns utspridda på en mängd olika ställen och samla all data som rör medarbetare, kompetenser och kompetensutveckling i ett enda sömlöst flöde.

Med några snabba knapptryck tar du fram kompetensmatriser och annan grafik som visualiserarar era data och ger er en perfekt överblick av befintliga kompetenser, kompetensmål och eventuella kompetensgap. Kort sagt: en riktigt bra framgångsfaktor för att säkra rätt kompetens på rätt plats – nu och i framtiden.

Låter det intressant? Här kan du läsa mer om hur vårt HR-system Flex HRM Employee kan automatisera och förenkla ditt företags kompetenshantering.