Åtta starka argument för att digitalisera HR-arbetet
- Effektivare administration = mer tid till värdeskapande uppgifter
En vanlig dag för en HR-medarbetare innebär att jonglera en mängd olika uppgifter – allt från att hålla information kring personal och anställningar uppdaterad, besvara frågor från medarbetare och serva chefer med statistik och rapporter, till att hantera medarbetarsamtal och hålla koll på kurser, certifikat och kompetenser. En ekvation som inte alltid är enkel att få ihop – i synnerhet om företaget saknar effektiva digitala hjälpmedel, eller om processer och data är utspridda i flera olika system som orsakar onödigt dubbelarbete.
För att enklare få tidspusslet på HR-avdelningen att gå ihop är det en god början att se över alla de återkommande rutiner som görs manuellt och stjäl tid från de arbetsuppgifter som skapar värde på riktigt. Principen är enkel: när man digitaliserar processer och data och samlar dem i ett smart och enhetligt HR-system automatiserar man bort manuella och repetitiva moment. På så sätt kan företaget spara värdefull tid och HR-medarbetarna kan ägna sig åt uppgifter där deras kompetens kommer till sin fulla rätt istället för att sitta och mata in data för hand. - All information om medarbetarna på samma ställe
Varje medarbetare innebär en enorm mängd data – data som hela tiden måste hållas uppdaterad. Redan vid ett relativt litet antal anställda märker därför de flesta företag att det blir ohållbart att hålla fast vid Excel-blad och andra manuella arbetssätt.
Istället för att slösa tid på manuella uppdateringar och att hitta rätt i en ostrukturerad härva av filer och pärmar gör företaget klokt i att låta HR-systemet göra jobbet som sitt smarta digitala personalarkiv – all information snyggt och prydligt ordnad och enkelt sökbar i en enda central databas. Och behöver ni ha tillgång till någon typ av data från ett externt system, ja då är det för de flesta moderna systemleverantörer inga problem att via smarta integrationer och API-kopplingar skapa ett smidigt automatiserat dataflöde rakt in i ert HR-system. - Ökad datasäkerhet
GDPR, säkerhet och dataskydd är områden som står högt upp på agendan hos de allra flesta företag idag – oavsett storlek och typ av verksamhet. Att ha känsliga personuppgifter i lokalt sparade Excel-dokument, i pärmar eller på mejlen är inte bara opraktiskt utan innebär också stora säkerhetsrisker. Med en modern HR-lösning, däremot, kan du och dina medarbetare känna er trygga i att jobba säkert och GDPR-kompatibelt mer era känsliga HR-data. - Gör medarbetarna delaktiga
De nyare HR-systemen innehåller ofta funktioner som möjliggör självservice för personalen med hjälp av rollbaserad åtkomst. Det innebär att medarbetarna själva har tillgång till och kan underhålla ett urval av sina egna uppgifter i personalregistret, såsom adress- och kontaktuppgifter, uppgifter om närmast anhöriga och underlag för medarbetarsamtal och kompetensutveckling. Ett smart sätt att både minska HR-avdelningens arbetsbörda och att göra HR-informationen mer transparent. - Hjälper er att ta makten över er HR-data
Hur gör ditt företag när ni ska ta ut statistik och nyckeltal för att kunna ta tempen på företaget? Hur ser ni till att viktig HR-data alltid är uppdaterad och tillgänglig – för rätt personer vid rätt tidpunkt? Många av de moderna HR-systemen har smarta funktioner för att sammanställa och analysera data, till exempel i form av en så kallad dashboard – en digital instrumentpanel som paketerar viktiga nyckeltal, såsom anställningsformer, sjukfrånvaro, personalomsättning och avgångsorsaker, i ett pedagogiskt och intuitivt gränssnitt.
Vinsterna är många: uppdaterade siffror finns bara ett knapptryck bort och ni slipper lägga tid på att ta ut fysiska rapporter och mejla ut dem till rätt personer. Dessutom får chef och ledning ett bra verktyg för att fatta välgrundade beslut och jobba proaktivt kring områden som sjukfrånvaro och personalomsättning och tidigt agera på oönskade förändringar. - Enklare att följa lagar och regler
Att hålla koll på regelverket inom HR-området och se till att allt hanteras rätt och riktigt kan vara en rejäl utmaning för chefer och HR-ansvariga. Ta till exempel Lagen om Anställningstid (LAS) som talar om vad som gäller vid anställning och uppsägning. Med ett HR-system att luta er mot har ni en perfekt översikt över all data kring era anställningar och tillgång till en rad fiffiga funktioner som gör jobbet snabbare, smidigare – och framförallt tryggare.
Ett annat exempel är den årliga lönekartläggningen – obligatoriskt för alla arbetsgivare enligt diskrimineringslagen. Med ett systemstöd för lönekartläggning kan du och dina kollegor automatisera bort krångliga excel-ark och tryggt lotsas genom hela processen, från kartläggning till analys och dokumentation. - Ger er verktyg för att behålla och vårda era talanger
Medarbetarna är verksamhetens viktigaste tillgång, och i dagens tuffa konkurrens gäller det att vara en attraktiv arbetsgivare som ser varje medarbetare och ger dem rätt förutsättningar att prestera och trivas på företaget. Här kan ett modernt HR-system vare en riktigt god hjälp på vägen. Låt oss kika på hur!
- De flesta system kommer numera med ett kompetensstöd, som gör det enklare för företaget att kartlägga kompetenser och talanger, se till att ni har rätt person i rätt roll, och jobba strukturerat med utbildningsplaner och kompetensutveckling.
- Ett annat viktigt – men ofta tungrott – moment är all administration kring företagets medarbetarsamtal. Genom att digitalisera medarbetarsamtalen med hjälp av ett smart HR-system kan chefer och medarbetare spara mycket tid och energi i allt från förarbetet till genomförandet och uppföljningen av samtalen.
- En välfungerande onboarding är viktig för att se till att den nyanställde snabbt kommer in i arbetet och företagskulturen. Men det är mycket att tänka på och många olika roller inblandade i onboardingprocessen, viket gör att saker lätt faller mellan stolarna. Här kan ett HR-system med stöd för onboarding ge en riktigt god hjälp på vägen, genom till exempel digitala checklistor och automatiska påminnelser som automatiskt pushas ut till rätt person i rätt tid. - Mindre papperstrassel
Anställnings- och sekretessavtal, tjänstgöringsbetyg, kvittering av nycklar och jobbtelefon, blanketter för hantering av personuppgifter… Att hantera alla papper som måste skrivas ut, skrivas på, mejlas eller postas och därefter arkiveras kan minst sagt vara en krånglig procedur. Dessutom är det inte särskilt säkert ur GDPR-synpunkt. Ytterligare en god anledning att använda ett HR-system är att det i regel kommer med en smart digital dokumenthantering, där du med några snabba klick tar ut dina avtal och blanketter som PDF:er. Ett smart sätt att öka säkerheten och slippa allt vad pappershantering, postgång och arkivering heter.
Vill du veta mer om hur ett smart HR-system kan underlätta vardagen?
Flex HRM Employee är HR-systemet som ger dig en komplett verktygslåda för en smidig och effektiv hantering av företagets HR-processer – från underhåll av medarbetardata och digital dokumenthantering till stöd för kompetenshantering, medarbetarsamtal, lönerevision, on-/offboarding, dashboard för viktiga HR-nyckeltal – och mycket mer. Väljer du dessutom att använda HRM Employee som en del av vår kompletta HRM-plattform kan du dra nytta av alla de fördelar det innebär att samla allt företaget behöver för sin personaladministration i en och samma helhetslösning – med ett gemensamt gränssnitt och en gemensam databas. Smart, eller hur? Kontakta oss om du vill veta mer!
