Säkerställ regelefterlevnad med automatiserad radering av reseräkningar

Att balansera kraven från bokföringslagen och dataskyddsförordningen (GDPR) kan vara en utmaning. Bokföringslagen kräver att räkenskapsinformation sparas under en viss tid (till exempel sju år i Sverige), medan GDPR kräver att personuppgifter inte sparas längre än nödvändigt.

För att hjälpa dig hantera detta på ett säkert och automatiskt sätt lanserar vi nu en ny funktion i Flex HRM Travel. Funktionen ger dig möjlighet att automatiskt radera avräknade reseräkningar och körjournaler som har uppnått den lagstadgade lagringstiden. Detta minskar den administrativa bördan och säkerställer att ditt företag följer båda regelverken.

Så här ställer du in automatisk radering

Du aktiverar funktionen under Inställningar > Import/export > Schemalagda körningar. Där väljer du den nya typen: Radering av reseräkningar överförda till lön.

Här anger du hur gammal informationen ska vara innan den raderas. Du väljer själv antal år, men systemet säkerställer att du inte kan ange ett värde som är lägre än vad lagen i respektive land kräver:

• Sverige: Minst 7 år

• Norge: Minst 5 år

• Danmark: Minst 5 år

• Finland: Minst 10 år

Du väljer också en tidpunkt för när rensningen ska genomföras.

Hur fungerar raderingen?

Funktionen utgår från reseräkningens eller körjournalens utbetalningsdatum. När du ställer in körningen på exempelvis 7 år, kommer systemet att radera poster vars utbetalningsdatum inföll under kalenderår som är 7 år eller äldre.

När en schemalagd körning är aktiv kommer den att ta bort all relaterad data, inklusive:

• Reseräkning (alla typer) och körjournal

• Bilagor kopplade till reseräkningen

• Importerade bilresor och kontokortstransaktioner

• Information om överföring till lön och bokföring

Full kontroll och spårbarhet med logg

För att du ska ha full insyn i processen finns en loggfunktion. När du har markerat den schemalagda körningen i listan visas en knapp för Logg i menyraden.

Loggen visar en tydlig översikt över varje körning, inklusive:

• Datum och tidpunkt för raderingen

• Antal borttagna reseräkningar och körjournaler

• Status (med en grön bock för lyckad körning)

• Eventuella fel eller varningar

Med denna nya funktion får du ett kraftfullt verktyg för att automatisera er datahantering och kan känna dig trygg med att ni uppfyller kraven för både bokföring och GDPR.