Ett personalsystem är ett digitalt verktyg för att hantera information och processer kopplade till personalens anställning, arbetstid, frånvaro, lön och utveckling. Det används för att effektivisera personaladministrationen, ge bättre överblick och säkerställa att organisationen följer gällande regelverk.
Ett personalsystem, ibland även kallat HRM-system (Human Resource Management-system), samlar all viktig personaldata på ett ställe. Det fungerar som ett centralt nav för chefer, HR och löneadministration, där många uppgifter och flöden kan automatiseras.
Vanliga funktioner i ett personalsystem:
- Anställningsinformation – lön, avtal, befattning, organisatorisk tillhörighet
- Tidrapportering – arbetstid, flextid, övertid och projektkoppling
- Frånvarohantering – semester, sjukfrånvaro, vård av barn, annan ledighet
- Löneunderlag – registrering och överföring av data till lönesystem
- Medarbetarsamtal – målformulering, utvecklingsplaner och uppföljning
- Kompetenshantering – utbildningar, certifikat, behörigheter och kompetenskartor
- Rese- och utläggshantering – digital hantering av kvitton, traktamenten och milersättning
- Schemaläggning och bemanningsplanering – planering av arbetspass och bemanning utifrån verksamhetens behov
Varför använda ett personalsystem?
Organisationer som använder ett digitalt personalsystem får en rad fördelar:
- Effektivare administration – minskat manuellt arbete och ökad datakvalitet
- Bättre beslutsunderlag – statistik och rapporter för att följa upp personalfrågor
- Tidsbesparing – smarta arbetsflöden frigör tid för HR och chefer
- Regelefterlevnad – systemet stödjer krav enligt exempelvis GDPR
- Ökad transparens – både anställda och chefer får insyn och tillgång till relevanta uppgifter
Vad är skillnaden mellan ett personalsystem och ett HR-system?
En vanlig fråga är: Vad är egentligen skillnaden mellan ett HR-system och ett personalsystem? Svaret varierar beroende på hur leverantörer och organisationer definierar begreppen.
I vissa sammanhang används termerna synonymt. I andra skiljer man dem åt, där personalsystem (eller HRM-system) syftar på en helhetslösning för personal, tid och lön – medan HR-system avser den specifika del som fokuserar på medarbetardata, mål, kompetens och utveckling.
Ett HR-system kan alltså ses som en modul eller delmängd inom ett bredare personalsystem – särskilt när det finns flera integrerade delar, som tidrapportering, schemaläggning, utläggshantering och löneberedning, i samma plattform.
Läs mer om fördelarna med ett personalsystem här.
