Ett lönebesked (även kallat lönespecifikation) är ett dokument som ges till anställda av deras arbetsgivare i samband med löneutbetalning och som innehåller detaljerad information om den anställdes lön, avdrag och andra ersättningar för en specifik tidsperiod (vanligtvis en månad).
Lönebeskedet fungerar som en transparent redovisning av hur lönen har beräknats och vilka faktorer som har påverkat slutbeloppet som betalas ut.
Det finns ingen lag i Sverige som säger att en arbetsgivare är skyldig att ge ut lönebesked till de anställda, men det kan finnas reglerat i kollektivavtal. Även om arbetsgivaren inte har någon formell skyldighet att tillhandahålla lönebesked anses det ändå vara praxis och god sed att göra det som ett sätt att vara transparent kring beräkningar och utbetalningar. Enligt skatteförfarandelagen är arbetsgivaren dessutom skyldig att skriftligt redovisa hur mycket skatt som har betalats för den anställdes lön.
Vad ska ett lönebesked innehålla?
Lönebeskedet är ett kvitto på den anställdes lön och avdragen skatt under löneperioden. Förutom brutto- och nettolön samt avdragen preliminärskatt ska det bland annat finnas uppgifter om arbetade timmar, semesterdagar, frånvaro (såsom sjukdom, föräldraledighet och övrig tjänstledighet) och eventuella lönetillägg (såsom övertid och mertid).
Sammanfattningsvis ska lönebeskedet innehålla följande uppgifter:
- arbetsgivarens namn, adress och organisationsnummer
- arbetstagarens namn, adress och personnummer
- löneperiod och utbetalningsdag
- avdragen skatt
- brutto- och nettolön
- eventuella lönetillägg
- avdrag för olika typer av frånvaro
- semesterersättning
- antalet kvarvarande semesterdagar för semesteråret (betalda och obetalda) samt sparade semesterdagar
Digitala lönebesked
Det är viktigt att lönespecifikationer hanteras med stor försiktighet eftersom de innehåller personuppgifter. Många företag har numera övergått från pappersbaserade lönebesked till elektroniska versioner som skickas via säkra onlineplattformar. Förutom ökad säkerhet innebär detta även minskade kostnader, snabbare distribution och miljöfördelar genom minskad pappersanvändning.
Ett vanligt sätt har varit att skicka lönebesked via vanlig e-post. Beroende på vilken kategori av personuppgifter de innehåller kan detta dock vara otillåtet. Olika former av kryptering eller att låta de anställda logga in på en onlineportal för att hämta sina lönebesked anses vara säkra och godkända distributionssätt.