Dashboard – från torra siffror till levande insikter

Som chef kan det lätt kännas som att man drunknar i ett hav av data. Har du också svårt att få fram statistik och nyckeltal på ett enkelt sätt och få en ögonblicksbild av er verksamhet? Det är just dessa problem som en digital dashboard är till för att lösa. Men hur fungerar en dashboard mer konkret? Och vilka är alla fördelarna? Vi guidar dig!

I vår digitala värld genereras dagligen enorma mängder data som företaget måste sammanställa och följa upp. Tillgången till information skapar närmast oändliga möjligheter – men också stora utmaningar. För vilken nytta har företaget av detta hav av information om man inte lyckas paketera den på ett sätt som gör den lättbegriplig, relevant och hanterbar för rätt målgrupper? Lösningen på problemet stavas dashboard.

Ögonblicksbild på några få sekunder

En dashboard kan beskrivas som en sammanställning av viktiga nyckeltal presenterat på ett lättbegripligt och visuellt sätt för de personer som behöver ha tillgång till dem. Med stapeldiagram, grafer, cirkeldiagram och mätare med grönt/gult/rött ljus ger dashboarden en tydlig överblick över verksamheten – så som den ser ut precis just nu – och möjlighet att göra jämförelser med andra avdelningar. Några enkla och snabba knapptryck är allt som krävs – en tidigare tidsödande procedur tar nu istället bara några få sekunder. Andreas Tapper är Product Manager på Flex Applications och har lett utvecklingen av den dashboard som nu lanseras som en del i det webbaserade personalsystemet Flex HRM. Andreas förklarar närmare vilka fördelar som är förknippade med denna digitala instrumentpanel:

– Företagen samlar ju in väldigt mycket data i våra system och det har saknats enkelhet i att få fram nyckeltal samlat för den datan. Det gäller inte minst företagsledningen som historiskt sett kanske behövt be någon annan ta fram denna typ av nyckeltal åt dem.

Hur står det egentligen till med sjukfrånvaron och dess utveckling över tid? Hur hög är personalomsättningen? Med dashboarden har HR-chefer och företagsledning alltid tillgång till uppdaterad information om de nyckeltal man har valt att fokusera på.

Rätt information till rätt person

En dashboard är uppbyggd av flera paneler som visualiserar olika typer av data med hjälp av olika grafiska element – ungefär som instrumentpanelen på en bil. Den är flexibelt uppbyggd och kan skräddarsys både i fråga om gränssnitt och den typ av data som visas. – Dashboarden i Flex HRM är väldigt flexibel. Du väljer själv hur du vill kombinera dina olika paneler och vilken typ av grafik du vill använda. Exempel på data som går att ta ut är antal anställda, personalomsättning, anställningsformer, sjukfrånvaro och avgångsorsaker. All denna information hämtas automatiskt från olika ställen i systemet. Den kan även hämtas via fil eller API om man till exempel vill få in historiska data från ett externt system, förklarar Andreas. Tack vare möjligheten att sätta upp flera olika dashboards i systemet och att koppla åtkomst till olika målgrupper ser man till att rätt information når rätt person. Genom denna så kallade rollbaserade åtkomst säkerställer man till exempel att endast behöriga har tillgång till känsliga uppgifter. – Det är bra att lägga lite tid på att få till en bra och genomtänkt grundstruktur. Detta är ju dock något som man sätter upp en gång. När det väl är klart behöver du inte göra något mer utan det är bara att låta era dashboards leverera. Informationen uppdateras automatiskt i realtid, säger Andreas.

Hur mår företaget? Dashboarden ger svaret

Även om behoven naturligtvis kan skifta mellan olika verksamheter när det gäller vilka data som är extra intressanta att mäta och följa upp har alla arbetsgivare mycket att vinna på att hålla koll på relevanta nyckeltal. Vi kan ta företagets sjukfrånvaro som ett exempel. Det är ett nyckeltal som ger en god indikation på hur det går för företaget. Mår medarbetarna bra mår arbetsplatsen bra, helt enkelt. Ett systematiskt arbete för en god hälsa och en fungerande arbetsmiljö blir betydligt enklare om det finns konkreta siffror som visar på nuläge, utveckling över tid, mönster och samband. Hur hög är sjukfrånvaron just nu? Hur skiljer den sig mellan avdelning A och B? Hur har den utvecklats under året? Dashboarden hjälper er att snabbt få fram denna typ av siffror, bli uppmärksammade på varningssignaler och försäkra er att om rätt insatser sätts in.

Inga fler tidsödande rapporter

Hur ser ditt företag till att statistik och nyckeltal sammanställs och görs tillgängliga för de personer som behöver dem? Inte sällan är processen både tidsödande och krånglig. Data från flera olika källor ska sammanställas och ett antal rapporter ska tas ut. Dessa behöver i sin tur mejlas ut eller läggas på en plattform där berörda kan ta del av den. Kort sagt är det ofta en hantering som kräver många moment, mycket manuellt arbete och många mellanhänder. Med en dashboard automatiserar man hela denna process. Resultatet: en enklare, effektivare och snabbare hantering men också mer korrekta och tillförlitliga data.

10 skäl till att en dashboard är det perfekta verktyget för HR-chefen

Som vi har visat ovan kan en dashboard-lösning förenkla vardagen för HR-chefen på en mängd olika sätt. Här nedan sammanfattar vi alla fördelar:

1. Säkerställer att rätt information når rätt personer genom rollbaserad åtkomst.

2. Paketerar viktiga data på ett grafiskt tilltalande och lättbegripligt sätt – dessutom med möjlighet att skräddarsy vyer efter användarens önskemål.

3. Hjälper er att göra faktabaserade – och därmed mer välgrundade – beslut gällande personalen och verksamheten.

4. Sparar tid och energi – inget mer krångel med att ta fram filer och rapporter.

5. Färre manuella moment = mer tillförlitliga data.

6. Hjälper er att jobba fokuserat genom att tydliggöra företagets/avdelningens mål.

7. Ger företaget verktyg för att arbeta proaktivt med hälsa, arbetsmiljö och trivsel.

8. ”Trafikljusfunktion” som snabbt ger en statusindikation och ger er uppmärksamma på oönskade förändringar.

9. Kombinerar data från flera olika källor i en samlad översikt.

10. Gör det enklare att identifiera mönster och orsakssamband, t.ex. vad gäller sjukfrånvaro, personalomsättning och avgångsorsaker.

Dashboarden är en del av Flex HRM – vår kompletta webbaserade lösning för personaladministration. Läs mer om dashboarden och andra sätt att underlätta vardagen för HR och chefer här.