Kämpar du och kollegorna med att få er kommunikation på jobbet att flyta? Vill ni få ett stopp på ändlösa mejltrådar, arga påminnelser och högar med post it-lappar? Eller har ni många medarbetare ute på fältet som saknar jobbmejl? Med rätt digitala verktyg håller ni er synkade med varandra utan onödigt krångel. Vi visar hur!
Hur löser ni den interna kommunikationen på er arbetsplats? Går en stor del av arbetsdagen åt att ringa eller mejla runt i olika ärenden? Kanske delar av personalstyrkan dessutom jobbar ”ute på fältet” och helt och hållet saknar jobbmejl? För att tackla dessa utmaningar har vi i vårt webbaserade personalsystem Flex HRM lagt stor vikt vid att digitalisera och automatisera informationsflödet och låta medarbetare och chef kommunicera på det sätt som passar dem – via smidiga inbyggda funktioner i vår app och vår webbportal. Vill du veta mer om de smarta genvägarna? Då ska du läsa vidare!
Åtta smarta sätt att underlätta er kommunikation på jobbet
När någon vill ansöka om ledighet eller byta pass med kollegan, när sjukdom eller andra förändringar rubbar schemat, när det är dags att klarmarkera tidrapporten, när ni behöver koordinera era att-göra-listor… Vardagen är full av tillfällen när er kommunikation på jobbet bara måste löpa på utan onödigt krångel. Här har vi samlat åtta tips och tricks från Flex HRM och appen Flex HRM Mobile till din hjälp.
-
Uppdatera er via startsidan
Har du skrivit ihop en instruktion som du behöver dela med ditt team? Vill du skicka snabbmeddelanden till hela personalstyrkan eller en specifik anställd utan att behöva leta efter mejladresser? Eller snabbt checka av hur du och kollegorna ligger till med era viktiga deadlines? När du öppnar upp Flex HRM i vår desktopversion välkomnas du av en pedagogisk och välstrukturerad startsida där du enkelt synkar dig med medarbetarna och uppdaterar dig på aktuell information – i ett par knapptryck. Ett slags informations- och kommunikationsnav helt enkelt, som du dessutom enkelt skräddarsyr så att du ser exakt de paneler du vill och behöver se. Smart, eller hur?
-
Lätt att få kontakt med kollegan – även på språng
Mycket på språng? I vår app Flex HRM Mobile finns flera smarta genvägar för en smidigare kommunikation. Bland annat hittar du funktionen Mina kollegor som hjälper dig att komma i kontakt med ditt team i ett par klick. Här listas dina kollegor tillsammans med kontaktuppgifter och aktuell status, såsom ”inne”, ”ute”, ”på rast” och så vidare. Vill du komma i kontakt med någon klickar du bara på namnet och önskad kontaktsymbol – klart! Vill du och dina kollegor komma åt era viktiga papper varsomhelst och närsomhelst?
Ytterligare en smart grej i appen Flex HRM Mobile är att du kan ta del av avtal, blanketter, kallelser till möten, veckobrev och andra dokument som din chef eller kollega lagt upp, direkt i din mobil. Självklart kan ni välja att få en påminnelse så snart ett nytt dokument lagts upp för att vara säkra på att inget missas.
-
Vem ska jag vända mig till? Kontaktpanelen ger dig koll!
Svårt att veta vem du ska vända dig till i olika typer av ärenden? För att slippa det problemet kan du använda den smarta kontaktpanelen i Flex HRM. Här kan du och dina kollegor lägga in en lista med viktiga kontaktpersoner (inom och utanför företaget), inklusive mejladress, telefonnummer och en beskrivning av deras respektive roll/ansvarsområde. Tydligt och tidsbesparande!
Har en medarbetare anmält sig sjuk? Använd appen för att skicka ut en passförfrågan och hitta en ersättare.
-
Bemanna arbetspass med kort varsel
Jobbar du med schemaläggning? Då har du säkert upplevt att en stor del av arbetsdagen går ut på att jaga personal när någon har blivit sjuk eller det har uppstått någon annan hastig förändring i planeringen. Men det finns ett smidigare sätt! Med appen Flex HRM Mobile kan du skicka förfrågningar via sms och e-post till din medarbetare för att se vem som vill plocka upp arbetspasset. Du ser enkelt inte bara vilka anställda som finns tillgängliga, utan också vilka som matchar eventuella kompetenskrav kopplade till passet – så att bara rätt personer nås av din förfrågan och inga andra. Därefter är det bara för den anställde att svara ja eller nej till det erbjudna arbetspasset direkt i appen.
-
Byt pass med kollegan på fikarasten
Du och kollegan sitter i fikarummet, och kommer på att ni gärna skulle byta arbetspass den här veckan. I Flex HRM finns även en smart funktion för passbyte där de anställda kan göra en snabb ansökan i mobilen – utan att behöva leta upp och prata med chefen. Chefen får en pushnotis och kan ta ställning på en gång. Ett smidigt verktyg för en mer sömlös kommunikation på jobbet – och dessutom uppskattat av medarbetarna som får en större delaktighet och möjlighet att påverka sitt schema.
-
Lägg in ledighet och sjukfrånvaro med ett (kn)apptryck
Dags för en välförtjänt ledighet? I Flex HRM kan du snabbt och enkelt ansöka om semester och annan ledighet och lägga in eventuella kompletterande meddelanden med ett par knapptryck – direkt i mobilen eller på webben. Och vill du först uppdatera dig om hur många semesterdagar, flex- eller komptimmar du har kvar att ta ut – då kan du även göra det direkt i samma vy. Så fort du klickat iväg en ansökan får chefen en pushnotis och kan direkt bevilja eller avslå din önskade ledighet. Blir du sjuk och ligger hemma kan du också lägga in din sjukfrånvaro via mobilappen – smidigt och enkelt.
-
Rätt påminnelser i rätt tid – med automatik
Nu har du glömt att klarmarkera – igen! Att behöva skicka ut de där påminnelsemejlen varje månad är knappast en favorituppgift bland chefer och administratörer. Lägg din tid och energi på annat och låt systemet göra jobbet åt dig! Flex HRM hjälper dig att hålla koll på frånvaroansökningar, tidrapporter och reseräkningar att behandla, när det är dags att fylla i medarbetarsamtalet, när en kollegas födelsedag är i antågande, när en anställd närmar sig 14 dagars sjukfrånvaro – och mycket mer! Påminnelserna kan du välja att få på det sätt som passar dig – på startsidan, som ett e-postmeddelande eller som en notis i mobilen. Ett riktigt flexibelt verktyg för ett mer friktionsfritt samarbete och en bättre kommunikation på jobbet, helt enkelt.
-
Glöm krångliga Excel-ark vid onboardingen
Att ge nya kollegor den bästa möjliga starten på jobbet – det känns ju som en självklarhet på de flesta arbetsplatser. Med vårt smarta verktyg för digital onboarding ser ni till att inget missas eller faller mellan stolarna. Skapa digitala att-göra-listor, fördela ut uppgifter till respektive ansvarig och låt automatiska påminnelser gå ut för att hålla koll på era deadlines. Hejdå sista-minuten-panik och tidsödande Excel-ark som måste mejlas fram och tillbaka!
Vill du veta mer om Flex HRM och våra funktioner för en bättre kommunikation på jobbet och en smidare arbetsdag? Läs mer här.
