- Slarva inte med hemläxan För att börja i rätt ände: Vad ligger bakom ert beslut att leja ut lönerna? Hur ser era behov ut – idag och imorgon? Vilka delar av arbetet vill ni leja ut och vilka delar vill ni fortfarande hantera internt? Vilken målbild har ni inför ert outsourcingprojekt? För den bästa möjliga starten på er outsourcingresa, se till att lägga ordentligt med tid på att förbereda och prata ihop er internt. Genom att själva förstå var ni står och vart ni strävar kommer ni att kunna göra en mer genomtänkt och träffsäker kravställning och bättre kunna kommunicera era behov och förväntningar till er outsourcingpartner.
- Involvera rätt personer – från början Har ni rätt medarbetare ombord på projektet? Ett inte alltför ovanligt misstag är att de personer som håller i trådarna i outsourcingprojektet har bristande kunskap om hur löne- och personaladministrationen fungerar på ett mer praktiskt och vardagligt plan. Med andra ord: se till att involvera de personer och roller på företaget som verkligen förstår era behov och kan bidra med rätt insyn och detaljkunskap – från upphandling och kravställning och vidare genom uppstart och överlämning. På så sätt minskar ni risken för att tvingas hantera nya, oförutsedda förutsättningar under resans gång – något som riskerar att rubba såväl tidsplan som budget för projektet.
- Kartlägg och utvärdera era arbetsprocesser Hur ser er löneprocess ut idag? Vilka olika avtal och regelverk behöver ni hantera? Några avvikelser? Kanske har olika lönekontor och administratörer utvecklat sina egna rutiner under årens lopp, så att det saknas enhetliga och standardiserade sätt att hantera vissa uppgifter? Att i möten och workshops med er outsourcingpartner kartlägga alla nuvarande rutiner och processer och fånga upp eventuella avvikelser och speciallösningar är ett viktigt moment i uppstartsfasen.
Låt er partner komma med tips på hur ni kan effektivisera era arbetsprocesser.
- Standardiserad projektplan Med många detaljer som måste bli rätt och många moment att hålla reda på är en god struktur A och O i outsourcingprojektet. En standardiserad och väl beprövad projektplan med utförliga checklistor och mallar som anger vad som ska göras i varje moment, när och av vem är därför något du ska kunna förvänta dig av en professionell outsourcingleverantör. Dessa malldokument bör omfatta alla steg i projektet från start till mål: från inledande analys och kartläggning, vidare genom uppsättning av löne- och försystem utifrån gällande avtal och andra förutsättningar, tester och kvalitetssäkring och slutligen utbildning av berörd personal. Med en tydlig och genomtänkt plan säkerställs kvaliteten i implementationen. Dessutom kan alla parter vara trygga i vad som förväntas av dem i varje fas och ni kan bevaka att tidsplanen hålls.
- Var beredda att ompröva gamla arbetssätt Hur effektiv och kvalitetssäker är er nuvarande löneprocess? Finns det potential att lösa vissa uppgifter på ett smartare sätt? Ytterligare ett syfte med kartläggningen – förutom att få på pränt hur era nuvarande processer ser ut – är att se vad som kan förändras och förbättras i er nya outsourcinglösning. Anlitar ni en professionell outsourcingpartner har dess specialister gott om erfarenhet från andra kunders verksamheter och koll på best practice som kan komma er tillgodo. Tipset är alltså att utnyttja er partners expertis och vara öppna för råd och rekommendationer som hjälper er att vässa era arbetsprocesser.
- Tydliga roller och ansvarsområden Vad ska vi göra och vad gör ni? För att samarbetet med er outsourcingpartner ska klaffa behöver roller och ansvarsområden vara tydligt definierade redan från start. Eventuella oklarheter inom detta område riskerar att leda till krockar mellan vad ni förväntar er av er partner och vad som i slutändan levereras, att missförstånd eller tolkningsdiskussioner uppstår eller att viktiga uppgifter faller mellan stolarna. Se därför till att det är tydligt dokumenterat vem som ansvarar för olika moment i den löpande löne- och personaladministrationen och exakt vilka deluppgifter som ingår i respektive moment.
- Kommunikation och kompetensöverföring internt Nya eller förändrade arbetsuppgifter, nya personer att samarbeta med, förändrade rutiner, nya IT-system att lära sig, kanske även personalförändringar på löne- och HR-avdelningen… Övergången till outsourcing innebär flera påtagliga förändringar för medarbetarna. Samtidigt är företaget beroende av att det finns tid, kunskaper och resurser på plats för att säkra en trygg överlämning till outsourcingteamet och en god start på det framtida samarbetet.
För att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för en god kompetensöverföring och för att förebygga osäkerhet och oro, finns det några saker ni kan tänka på: - Involvera medarbetarna i processen i god tid. - Informera om vilka konkreta förändringar som väntas och hur medarbetarna berörs. - Tydliggör vikten av att de som idag arbetar med er löne- och personaladministrationen delar med sig av sin tid och sin kompetens för att säkra en lyckad överlämning till er outsourcingpartner. - Löpande dialog Överlämningen är klar och vardagen med er outsourcinglösning tar vid. Nu är det bara att se till att sköta era bitar, låta partnern göra sitt och sedan luta er tillbaka och förlita er på att allt bara flyter på…. Nja, inte riktigt! Kommunikation är även fortsättningsvis nyckelordet när det gäller att få partnerskapet att klaffa. Satsa på en löpande dialog med er outsourcingpartner där ni på ett transparent sätt stämmer av hur det går, fångar upp eventuella oklarheter och resonerar kring kontinuerlig utveckling och förbättring av system och processer. Utse gärna en dedikerad resurs hos er som följer upp samarbetet och fungerar som primär kontaktperson gentemot er outsourcingpartner.
Har du funderingar kring hur outsourcing av löne- och HR-administrationen fungerar och om det skulle vara rätt lösning för ditt företag? Kontakta oss så berättar vi mer!
