Ingen ska bli sjuk av sitt jobb. Punkt. Ändå händer det – varje dag. Resursbrist, stress och högt tempo gör att sjukskrivningarna fortsätter att öka. Men det finns som tur är en hel del HR och chefer kan göra. Här är åtta beprövade tips (plus ett bonustips) för att minska sjukfrånvaron.
Varför satsa på arbetsmiljön?
De vanligaste orsakerna till sjukskrivning i Sverige idag är psykiska diagnoser – särskilt stressrelaterade tillstånd som utmattning. Enligt Försäkringskassan står psykisk ohälsa idag för mer än hälften av alla längre sjukfall.
Och det här är dyrt, både för individen och för arbetsgivaren. Sjukfrånvaro innebär lidande, inkomstbortfall, produktionsbortfall och ofta kostsamma insatser för rekrytering.
Men det finns en annan sida av myntet: en god arbetsmiljö är en investering. Att aktivt jobba med hälsa och välmående betalar tillbaka sig – i rena kostnader men också i högre engagemang och bättre resultat.
Åtta sätt att minska sjukfrånvaron
Vad är det egentligen som gör att medarbetare håller sig friska och motiverade på jobbet? Och hur kan du som chef upptäcka varningssignalerna i tid? Här har vi samlat åtta konkreta strategier som hjälper dig att förebygga ohälsa (och stärka motivation och arbetsglädje på köpet).
1. Var en närvarande chef
Ledarskapet har en avgörande betydelse för mående och trivsel på arbetsplatsen, det visar flera studier. Nyckelord för ledarskapet på friska arbetsplatser är närvaro, förtroende, lyhördhet och empati. På dessa arbetsplatser finns cheferna tillgängliga för medarbetarna direkt i verksamheten, de visar intresse och omtanke om hur det går för dem och ger regelbundet uppmuntran och feedback.
Men: bra ledarskap kräver också rätt förutsättningar. Som chef behöver du både stöd och utbildning i din roll – och tid att faktiskt prioritera medarbetarnas välmående. Här kan företagshälsovården vara ett bra bollplank kring allt som rör arbetsmiljö, hälsa och rehabilitering.
2. Ta tempen på arbetsmiljön
Hur använder ni era medarbetarsamtal? Rätt använt kan samtalet vara ett utmärkt redskap för att få en bild av hur medarbetarna mår på jobbet. Se därför till att ert formulär (om det inte redan gör det) även omfattar frågor kring arbetsmiljö, relationer med kollegor, arbetsbelastning och fysiska förutsättningar.
Även anonyma medarbetarenkäter eller pulsmätningar kan vara ett bra och enkelt sätt att ta tempen på arbetsplatsen som ett led i ett systematiskt arbetsmiljöarbete.
3. Jobba med mätbara mål
Att sätta mål för arbetsmiljö och hälsa hjälper er att arbeta strategiskt och åt samma håll. Börja med att inventera nuläget och identifiera förbättringsområden. Välj konkreta, mätbara mått – det kan till exempel vara minskad frånvaroprocent, lägre andel övertid eller bättre resultat i medarbetarenkäter. Gör sedan en handlingsplan där det framgår vad som ska göras, när och av vem.
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter ska alla företag också ha en arbetsmiljöpolicy som beskriver den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Den bör tas fram i samverkan mellan arbetsgivare, medarbetare och skyddsombud och bygga vidare på era mål och er handlingsplan.
4. Skapa delaktighet
Delaktighet är en riktig friskfaktor, det visar forskningen tydligt. Att låta medarbetarna få vara med och påverka sina arbetsvillkor kan bli en rejäl boost för engagemanget.
Vad du som chef kan göra:
-
Ge utrymme för medarbetarna att komma med förslag på hur arbetet kan förbättras.
-
Visa att synpunkter tas på allvar och kan leda till förändringar.
-
Skapa chanser att växa genom utbildningar, kurser eller kompetenshöjande aktiviteter.
-
Ge personalen möjlighet att prova nya roller eller arbetsområden för att stärka motivation och lärande.
5. Bygg ett öppet klimat
På arbetsplatser med högt i tak vågar människor prata om problem och mående. Sträva efter en kultur där det är okej att säga ”det här funkar inte för mig” – innan det blir ohållbart.
En tydlig värdegrund och gemensamma spelregler för hur ni behandlar varandra kan dessutom minska risken för konflikter, mobbning och kränkningar.
6. Ge tydliga ramar och förväntningar
Alla mår vi bra av tydlighet och struktur. Som chef kan du bidra genom att:
-
Se till att medarbetarna har full koll på sina arbetsuppgifter och ansvarsområden.
-
Vara noga med att mål och förväntningar är tydliga och inte krockar med varandra.
-
Ge medarbetarna rätt resurser för att kunna uppfylla sina mål.
-
Hjälpa till att sortera och prioritera när att-göra-listan blir för lång.
7. Fånga upp tidiga signaler
Misstänker du att en medarbetare inte mår bra, även om hen inte sagt något? Vänta inte, utan agera så tidigt du kan. Ett enkelt samtal kan göra stor skillnad och i vissa fall förhindra en sjukskrivning helt. Behöver du stöd? Kontakta gärna företagshälsovården.
Viktiga varningssignaler att ha koll på är:
- upprepad korttidsfrånvaro
- nedstämdhet och uppgivenhet
- koncentrationssvårigheter
- försämrat engagemang
- konflikter
- mycket övertid.
Läs mer: Personalomsättning – en guide för chef och HR.
8. Satsa på friskvård
Stärkt immunförsvar, bättre prestationsförmåga, ökad stresstålighet – och i förlängningen lägre sjuktal. Företag som satsar på friskvård för sina anställda har mycket att vinna. Utnyttja möjligheten att erbjuda medarbetarna friskvårdsbidrag för att ägna sig åt någon fysisk aktivitet. Eller satsa på andra aktiviteter som uppmuntrar en hälsosam livsstil, såsom stegtävlingar, gruppaktiviteter, tillgång till gym på jobbet och föreläsningar om kost och hälsa.
Bonustips: Använd smarta verktyg för statistik och nyckeltal
Sjukfrånvaro säger mycket om hur en arbetsplats mår. Därför behöver du regelbundet följa upp både kort- och långtidsfrånvaro, förstå orsakerna och upptäcka trenderna. Har ni koll på nyckeltalen har ni också större chans att styra hälsan i rätt riktning – och se att era insatser gör skillnad på riktigt.
Med Flex HRM blir det enkelt att få ut de insikter du behöver. Skapa egna rapporter i några knapptryck eller använd vår HR-dashboard för en snabb överblick över sjukfrånvaro, personalomsättning och en mängd andra nyckeltal. Minimalt med krångel, maximalt med kontroll. Nyfiken? Hör av dig!
