Du är inte tillräckligt förberedd
Springer tiden i väg under medarbetarsamtalet utan att ni egentligen kommer någonvart? En klassisk fallgrop är att samtalstiden går åt till att chefen ska sätta sig in i medarbetarens arbetsområden och aktuella arbetsuppgifter. Nyckeln för att slippa detta: lägg lite extra krut på förberedelserna. Se till att du redan innan samtalet har en tydlig nulägesbild av medarbetarens arbetsuppgifter, ansvarsområden och resultat. Om ni har haft samtal innan (det vill säga, det är inte ert första samtal någonsin), gå tillbaka till noteringar från föregående samtal för att se vad ni kommit överens om. Vad har förändrats sedan sist? Resultaten, hur matchar de era tidigare uppsatta mål? Om du som chef går in i medarbetarsamtalet med en klar bild över dessa områden sparar du och din anställde tid och kan fokusera mer på utvecklingsområden – ni blickar helt enkelt framåt!
Du följer inte upp
All förberedelse i världen från din sida betyder dock tyvärr inte mycket om inte medarbetarsamtalen följs upp – utan uppföljning kan saker ni bestämt bli hängande i luften, och du har heller ingen koll på om ni är på rätt väg. För att medarbetarsamtalet ska ge verkliga och varaktiga resultat behöver ni därför följa upp och utvärdera målen inte bara en gång, utan med jämna mellanrum.
Du glömmer att dokumentera vad som sagts
Alla medarbetarsamtal bör avslutas med en sammanfattning som dokumenteras – det kan annars finnas risk för att ni till nästa samtal glömmer bort vad som har bestämts. Vad har ni kommit överens om? Vilka utvecklingsområden finns, vad är nästa steg, vilka nya mål har ni satt upp, hur ska målen nås? Dokumentera det ni kommit fram till och spara anteckningarna så att både du och medarbetaren har tillgång till dem. På så sätt får du ett ordentligt underlag för att kunna göra regelbundna uppföljningar och följa medarbetarens utveckling.
I många verksamheter har man tagit fram en standardiserad mall för samtliga medarbetarsamtal. Fördelen är att man säkerställer att samtalet blir likvärdigt för alla anställda och att inga viktiga delar missas. Om ni saknar en generell samtalsmall har flera av de större fackförbunden mallar och checklistor som du kan utgå ifrån.
Unionen föreslår en struktur med fem övergripande områden att bygga samtalet kring: Tillbakablick, Framtiden, Kompetensutveckling, Allmän trivsel och Arbetsmiljö.
Du missar chansen till feedback
Alla behöver vi känna oss betydelsefulla och sedda. Medarbetarsamtalet är ett bra forum för att ge positiv feedback och bekräfta att du lägger märke till och värdesätter goda prestationer och beteenden. Samtidigt är det också en viktig källa för utveckling och förbättring, där din uppgift som chef blir att på ett tydligt och uppriktigt sätt informera medarbetaren om vad han eller hon kan jobba vidare på.
Ett effektivt sätt att ge feedback är att använda jag-budskap, såsom Jag har lagt märke till att… eller Jag upplever att… Det lägger fokus på din upplevelse och ger utrymme för din samtalspartner att leverera sin syn på saken utan att automatiskt gå i försvarsställning.
Glöm inte heller bort att inbjuda medarbetaren att ge feedback till dig som chef, så att även du får veta hur du kan göra ett ännu bättre jobb. Tänk på medarbetarsamtalet som en del av en större kultur på arbetsplatsen där det känns naturligt att ge och få feedback – både positiv och konstruktiv sådan.
Du glömmer att lyssna
Kanske har du själv suttit i ett medarbetarsamtal där din chef stressar in mellan andra möten, tar fram sitt frågeformulär och börjar mala på, nästan som på autopilot. Ett sådant samtal kommer knappast att fylla sitt syfte. I stället bör du sträva efter en jämbördig dialog där båda parter får utrymme att komma till tals. Visserligen är det din uppgift som chef att leda samtalet, men det innebär inte att du ska styra det i detalj. Lyssna aktivt, ställ uppföljande frågor – och visa att du verkligen är nyfiken på att höra svaren.
Du ställer mestadels ja-/nej-frågor
Slutna frågor som ”trivs du på jobbet?”, ”är du nöjd med dina samarbeten?” eller ”har det gått bra med projekt X?” genererar ja- och nej-svar. De ger med andra ord inget utrymme för din samtalspartner att ge några djuplodande svar – de ger inte heller något vidare underlag för dig som chef eftersom ”ja” eller ”nej” inte förklarar varken omständigheter, sammanhang eller orsaker.
De mest fruktbara samtalen får vi genom att ställa öppna frågor, som ger utrymme för motparten att utveckla det den menar, känner eller tänker. Fråga exempelvis i stället ”Kan du berätta om hur du trivs här på jobbet?”, ”Kan du berätta lite om ditt samarbete med X?”, eller ”Hur har projekt X utvecklats?”.
Du missar huvudsyftet med samtalet
Sist, men absolut inte minst: ta ett varv och fundera på vad som är meningen med medarbetarsamtalen. Känns de mest som en årlig check-in som måste göras, för att se hur saker går? I grund och botten bör du se medarbetarsamtalen som ett verktyg för att nå verksamhetens mål; de är till för att du som chef ska kunna kommunicera verksamhetsmålen till din medarbetare, för att ni sedan tillsammans ska kunna se över hur medarbetaren kan och vill bidra till att dessa mål nås.
Dags att jobba smartare med medarbetarsamtalen?
Att ta hjälp av ett systemstöd, till exempel det som erbjuds i Flex HRM Employee, är ett smart sätt att effektivisera såväl planering som genomförande och uppföljning av era medarbetarsamtal. Skapa skräddarsydda mallar och låt medarbetaren fylla i sina svar i ett lättarbetat gränssnitt direkt i systemet. Spara sedan underlaget tillsammans med historik, kursplanering och andra relevanta underlag som både du och medarbetaren har tillgång till, allt samlat på ett enda ställe. Fördelarna är många: du få en perfekt överblick, sparar tid och förenklar processen för både chef och medarbetare. Dessutom slipper ni bekymret med pappersformulär som hamnar på villovägar.
Visst låter det smart? Läs mer om medarbetarsamtal i Flex HRM Employee här.
