Ett program för reseräkningar, ett annat för lönerna, ett tredje för tidrapporterna… Kanske används till och med Excelblad eller utskrivna pappersmallar för något moment. Effektivt? Nja. Det finns stora vinningar med att lägga all administration kring personalen i ett helintegrerat personalsystem.
Om du väljer en helintegrerad systemlösning kan många personaladministrativa processer förenklas. Både chefens och medarbetarens arbete kan effektiviseras, möjligheterna till analys av data förbättras och dubbelarbete minimeras.
Det var bland annat detta som fick den stora researrangören Apollo att välja Flex HRM när de bytte personalsystem: "Det är en enorm skillnad för oss att jobba på det här viset. Hela hanteringen kring reseräkningar, tidrapporter och scheman sköts med automatik och går så mycket snabbare." Det säger Cathy Anderson, team leader lön för företaget som nu är en del av koncernen DER Touristik Nordic AB.
Ja, det finns många vinster med att ha ett helintegrerat personalsystem för administration. Här nedan listar vi de som vi ser som de största.
- Alla uppgifter om personalen på ett ställe.
Genom att ha all information samlad i en och samma databas slipper du onödigt dubbelarbete och undviker så kallad dataredundans. Dessutom minskar risken för felkällor när du inte måste göra ändringar och uppdateringar på flera ställen.
- Färre integrationer - ökad säkerhet.
Du slipper också krångliga tekniska integrationer mellan olika leverantörers system. Detta minskar risken för felkällor och gör hanteringen av data säkrare.
- En leverantör – en kontaktväg!
När du behöver hjälp med beloppsgräns för friskvård, när du har glömt var den där inställningen för OB fanns någonstans, när du inte för ditt liv kan förstå varför det diffar i rapporten, eller när du behöver handledning i att backa en lönekörning. Visst vore det då smidigt att kunna vända dig till ett och samma ställe? För en erfaren och kompetent leverantör av personalsystem är det av allra högsta vikt att hålla en hög nivå på servicen till kunderna.
- Flexibelt och skalbart.
Kanske behöver du inte hela systemlösningen på en gång? Om leverantören erbjuder en helhetslösning där delarna också går att använda var för sig kan du lägga till moduler allteftersom företaget växer och nya behov uppstår.
- Helhetsbild i rapporter och statistik.
Att kunna kombinera data från flera olika områden är ytterligare en fördel med att ha all information och personaladministration i ett och samma system. Har systemet dessutom en statistikcentral eller dashboard kan du få en överblicksbild som inte går att ta fram om er personaladministration använder sig av olika system.
- Allt i en app.
I alla moderna personalsystem finns numer en tillhörande app som de anställda kan använda för att rapportera direkt i sin mobil. Fördelen med en integrerad lösning för personaladministrationen är att det blir enklare när det bara är en app som medarbetarna behöver använda för sina tidrapporter och reseräkningar. Med Flex HRM kan de dessutom se sina saldon, ta fram lönespecifikationer, byta arbetspass med kollegan och se vilka kollegor som är inne och jobbar – allt på samma ställe.
- Ett och samma gränssnitt.
Du behöver aldrig undra var någonstans du hämtar en viss uppgift om en medarbetare. I ett helintegrerat personalsystem finns allt samlat. Dessutom arbetar du i ett enda, enhetligt gränssnitt. Du slipper krånglet med att hålla reda på flera olika inloggningar och du lär dig snabbt att navigera i systemet, oavsett vilken uppgift du jobbar med. Smidigt och användarvänligt!
-
Kontroll och överblick.
Genom att ha all information som rör personaladministrationen samlad på ett ställe kan du snabbt och enkelt få den information du önskar. I Flex HRM till exempel har vi arbetat mycket med att göra startsidan informativ. Du kan anpassa gränssnittet och visa de paneler som just du är intresserad av att se.
Flex HRM är unikt på marknaden med att erbjuda ett personalsystem som har ett fullständigt och enhetligt stöd för din personaladministration. Allt från bemanning av arbetspass, tid- och projektrapportering, frånvaroansökningar, registrering av reseräkningar och utlägg till godkännande, attest och utbetalning till lön – Flex HRM täcker hela flödet.
