Reseräkning

En reseräkning är ett underlag som anställda eller uppdragstagare använder för att redovisa kostnader som uppstått i samband med tjänsteresor. Den fungerar som ett kvitto till arbetsgivaren för att kunna få ersättning för utlägg såsom resa, logi och traktamente. Reseräkningar är en central del av företagets ekonomihantering och används för att säkerställa korrekt bokföring och skattehantering.

Vad är en reseräkning?

En reseräkning är ett dokument – ofta digitalt – där alla utgifter relaterade till en tjänsteresa sammanställs. Det kan omfatta kostnader för:

• Transport (tåg, flyg, taxi, egen bil)

• Logi (hotell, övernattning)

• Måltider

• Traktamente (skattefri ersättning för ökade levnadskostnader)

Reseräkningen ska vanligtvis innehålla uppgifter om resans syfte, datum, destination, deltagare och bifogade kvitton.

Varför är reseräkningar viktiga?

Reseräkningar säkerställer att:

• Anställda får korrekt ersättning för utlägg i tjänsten.

• Företaget följer Skatteverkets regler för avdrag och skattefri ersättning.

• Bokföringen blir korrekt, vilket är viktigt vid revision och deklaration.

Genom att hantera reseräkningar digitalt kan företag effektivisera processen, minska fel och öka spårbarheten.

Digital reseräkning och automatisering

Många företag använder idag ett reseräkningssystem i dator eller mobilen för en mer användarvänlig, tidsbesparande och kvalitetssäker process.  

Exempel på vanliga funktioner är:

• Mobilapp för att fota kvitton

• Automatisk valutahantering

• Integration med kreditkortstransaktioner

• Automatisk milersättningsberäkning via GPS

Automatisering sparar tid och minskar risken för felrapportering.

Regler och skatteaspekter

Enligt Skatteverket gäller särskilda regler för vad som räknas som tjänsteresa och vilka kostnader som är avdragsgilla. För att reseräkningen ska vara giltig krävs:

• Dokumentation av syfte och tidsperiod

• Specificering av orter och övernattningar

• Kvitton bifogade eller digitalt inskannade

Felaktig eller ofullständig reseräkning kan leda till att ersättningen beskattas som lön.