Flex Applications Personuppgiftspolicy


 

1. Syftet med denna Policy

Flex Applications Sverige AB, 556616–1948, (nedan ”vår, ”vi”, ”oss” eller ”Flex Applications”) är ett specialistbolag som utvecklar kompetenta och användarvänliga system för personaladministration och lönehantering.

I denna personuppgiftspolicy beskriver hur vi och våra dotterbolag samlar in, lagrar, delar och behandlar dina personuppgifter om du är; en besökare på vår webbsida, en kontaktperson på ett företag som är leverantör, kund eller samarbetsparter till oss, eller om du ansöker om anställning hos oss.

Personuppgiftspolicyn beskriver inte hur dina personuppgifter hanteras i Flex Applications systemlösningar. Om du har frågor avseende denna form av personuppgiftshantering ska du vända dig till din arbetsgivare vilket är personuppgiftsansvarig för den behandlingen.

 

2. Dina rättigheter

EU:s dataskyddsförordning eller ”GDPR” ger dig vissa rättigheter avseende dina personuppgifter. Vill du nyttja dessa rättigheter gör du det genom att kontakta oss. Om du vill nyttja dessa rättigheter kan vi komma att begära att du först styrker din identitet och/eller tillhandahåller information som leder till att vi kan identifiera vilka uppgifter vi behandlar avseende dig.

Om du är orolig över någon aspekt av hur vi har hanterat din personliga information kan du rapportera den till relevant tillsynsmyndighet.

Dina rättigheter innefattar:

  • Radering – Du har rätt att under vissa omständigheter begära att vi raderar dina personuppgifter, till exempel där vi inte längre behöver den eller om du drar tillbaka ditt samtycke (där det är tillämpligt);
  • Rättelse – Du har rätt att begära att vi rättar eller uppdaterar dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga;
  • Ta del av dina uppgifter – Du har rätt att informeras om, och begära tillgång till, de personuppgifter vi behandlar om dig. I det fall du frågar oss, bekräftar vi om vi behandlar din personliga information och om det behövs förser vi dig med en kopia av den personliga informationen. Om du behöver ytterligare kopior förbehåller vi oss rätten att ta en rimlig avgift för detta;
  • Begränsning – Du har rätt att under vissa omständigheter begära att vi tillfälligt eller permanent upphör med behandlingen av alla eller vissa av dina personuppgifter. Detta kan exempelvis vara aktuellt där du bestrider riktigheten för den personliga informationen eller om du gör invändningar mot oss;
  • Invändning – Du har rätt att under vissa omständigheter invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Du kan göra invändningar om Flex Applications baserar behandlingen på våra egna eller någon annans legitima intressen och vi inte har tvingande juridiska skäl för behandlingen eller använder dina personuppgifter för direkt marknadsföring;
  • Dataportabilitet – Du har rätt att begära en kopia av dina personuppgifter för att överföra dessa personuppgifter för användning i en annan parts tjänster; samt
  • Inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande – Du har rätt att inte bli föremål för några beslut som grundas enbart på automatiserat beslutsfattande, där beslut skulle medföra rättsliga följder för dig eller annan påverkan av liknande karaktär.

 

3. Vilka personuppgifter samlar vi in, hur behandlar vi dem och varför?

Cookies

Cookies är mindre filer som sparas av din webbläsare när du besöker webbsidor. Det finns två huvudtyper av cookies ”sessionscookies” och ”permanenta” cookies. Sessionscookies lagras bara under ditt besök och raderas när du stänger din webbläsare. Övriga cookies lagras och känner igen dig när du besöker webbsidan igen. Denna information är viktig för oss på Flex Applications så vi kan förbättra och anpassa webbplatsen till våra olika användare.

Om du inte vill att cookies används kan du ställa in din webbläsare så att du automatiskt nekar cookies eller informeras om att en webbsida innehåller cookies. Mer information om hur du går till väga finns i din webbläsares hjälpavsnitt. Om du inaktiverar cookies kan det innebära att viss funktionalitet på våra webbsidor slutar att fungera, samt att inställningar och inloggningar inte sparas.

För det fall du inte nekar cookies utgår vi ifrån, när du använder vår webbsida, att du samtycker till personuppgiftshanteringen via cookies. Mer information om hur vi hanterar Cookies återfinns i vår Cookiepolicy.

Kontaktuppgifter via webbplatsen

Om du anger att du vill bli kontaktad av oss via vår Webbplats, genom att exempelvis registrera dig på vårt nyhetsbrev, anmäler dig till våra event, fyller i våra intresse-/kontaktformulär samt laddar ner våra white papers, anger du dina kontaktuppgifter.

När du väljer att ange dina kontaktuppgifter på detta sätt ger du samtidigt ditt samtycke till att vi använder denna för att skicka personligt riktade erbjudanden och information till dig.

Flex Applications sparar inte dina kontaktuppgifter längre än vi behöver för att kunna kontakta dig och använder dem inte för andra ändamål än för att marknadsföra våra tjänster till dig. Du kan när som helst avböja vidare direkt marknadsföring från Flex Applications.

Kontaktpersoner

För att Flex Applications ska kunna uppfylla våra avtal med våra kunder behöver vi ha uppgifter om den eller de kontaktpersoner som ska kontaktas för att hantera avtalsförhållandet.

För att kunna göra detta registrerar och behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter (till exempel telefonnummer och e-postadress) samt din position eller titel. Uppgifterna behandlas så länge du är angiven kontaktperson avseende företaget du är anställd hos. Behandlingen upphör när du inte längre är kontaktperson, eller när företaget du är anställd hos avbryter avtalsrelationen med Flex Applications.

Flex Applications använder även dina uppgifter för att marknadsföra våra tjänster till det företag du är anställd i samt tillhandahålla nyhetsbrev samt annan information om våra systemlösningar. Flex Applications har ett berättigat intresse att marknadsföra dess tjänster samt tillhandahålla nyheter och annan information avseende våra systemlösningar till registrerade kontaktpersoner. Du kan när som helst avböja vidare direkt marknadsföring från Flex Applications.

Arbetssökande

När du söker anställning hos Flex Applications behöver du ange vissa personuppgifter i din ansökan till oss, så som exempelvis; namn, kontaktuppgifter och CV eller annan information som du frivilligt tillför din ansökan.

Dessa uppgifter behöver behandlas för att Flex Applications ska kunna pröva din ansökan. Flex Applications har ett berättigat intresse att granska potentiella anställda och informationen är även nödvändning inför att upprätta ett eventuellt anställningsavtal med dig. Flex Applications har också lagliga skyldigheter att uppfylla vid ansökningsförfaranden, vilket kräver behandling av dina personuppgifter.

Uppgifterna behandlas av de som är ansvariga för rekrytering av den lediga tjänsten hos Flex Applications. Detta görs i syfte att fatta beslut om anställning.

Flex Applications sparar de uppgifter du har angett i din ansökan till den aktuella tjänsten i två år. Detta behöver göras för att kunna hantera eventuella påståenden om att Flex Applications inte har följt gällande rätt vid anställningsprocessen. Uppgifterna används i sådant fall enbart för detta ändamål.

 

4. Säkerhet och integritet

Sekretessen och säkerheten för dina personuppgifter är mycket viktig för oss. Flex Applications vidtar därför lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda den personliga information som vi har under vår kontroll från obehörig åtkomst, felaktig användning eller avslöjande, obehörig modifiering och olaglig förstörelse eller oavsiktlig förlust.

Alla våra partners, anställda, konsulter, arbetare och datahanterare som har tillgång till och är förknippade med behandlingen av personlig information, ska respektera konfidentialitet för sådan personlig information. Enbart de individer som behöver tillgång till dina personuppgifter för att kunna utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till dem.

 

5. Överföring av data

Flex Applications är moderbolag för en koncern som innefattar ett antal dotterbolag. All information som vi samlar in eller som du tillhandahåller oss kan delas och behandlas av alla Flex Applications koncernbolag. Du kan läsa mer om Flex Applications dotterbolag och de platser de är lokaliserade på härhttps://www.flexapplications.se/kontakt/.

Flex Applications för inte dina personuppgifter vidare till någon annan tredje man, men de teknikleverantörer som bistår oss med funktionsutveckling av FlexApplications.se samt de som bistår oss med drift, övervakning och skydd av våra servicemiljöer har tillgång till dessa uppgifter. Personuppgifterna lämnar inte den Europeiska unionen (EU) eller det Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet (EES).

 

6. Hur kontaktar du oss?

Om du har frågor kring hur Flex Applications hanterar dina personuppgifter eller vill utnyttja dina rättigheter enligt denna policy eller gällande dataskyddslagstiftning, kan du kontakta oss genom att:

  • Skicka ett meddelande till GDPR@flexapplications.se;
  • Ringa oss på vår växel +46 (0) 19 10 39 15; eller
  • Kontakta oss på följande postadress:
    Flex Applications,
    Nygatan 15,
    702 11 Örebro.

 

7. Ändringar

Flex Applications uppdaterar denna Integritetspolicy för att återspegla eventuella ändringar i vår användning av din personliga information. Vi kan också göra ändringar som krävs för att följa ändringar i tillämplig lag eller lagkrav. Vi uppmuntrar dig att regelbundet granska denna Integritetspolicy för att få information om hur vi använder din personliga information.

Denna version av policyn är upprättad 2021-09-09.

KONTAKT