Så maxar du medarbetarsamtalet – tips till dig som chef

Snart dags för höstens medarbetarsamtal med dina medarbetare? Känns det lite svettigt? Sitt lugnt i båten och se till att förbereda dig ordentligt. Vi har samlat de bästa tipsen för ett lyckat samtal.

Medarbetarsamtalet, eller utvecklingssamtalet som det ibland också kallas, är ett samtal där du som chef stämmer av läget med dina medarbetare, vilket bör ske minst en gång per år. Ni blickar tillbaka på året som gått, tittar på nuvarande arbetssituation och lägger även upp en plan för framtiden. Allt mot bakgrund av företagets övergripande mål och hur medarbetaren kan bidra till verksamheten på bästa sätt.

Det finns flera fördelar med att lägga lite extra tid och energi på företagets medarbetarsamtal. Samtalen stärker relationen mellan chef och medarbetare och höjer medarbetarnas motivation och engagemang. Dessutom är det ett bra forum för att fånga upp värdefulla idéer om förbättringar samt att identifiera signaler om ohälsa och eventuella brister i arbetsmiljön.

Sammanfattningsvis är medarbetarsamtal ett verkningsfullt redskap för att se till att medarbetarna trivs och utvecklas. Ett sätt att checka av att varje enskild individ når sin fulla potential. Och om medarbetarna når sin fulla potential kommer även verksamheten att göra det. En typisk win-win-situation med andra ord!

Checklista inför medarbetarsamtalet

För att få ut så mycket som möjligt av samtalet är det några saker du som chef bör förbereda. Här kommer lite tips och råd på vägen.

1. Boka tid och välj plats
   Se till att avsätta ordentligt med tid, så att ni inte behöver stressa igenom samtalet. De flesta rekommenderar 1-1,5 timme per tillfälle. Tänk också på att välja en lugn och avskild miljö där ni inte riskerar att störas av telefoner och besök.
2. Skicka kallelse och underlag i god tid
   Inte bara du som chef utan även din medarbetare bör få chansen att förbereda sig i god tid. Skicka därför ut din kallelse i god tid, helst ca 2 veckor i förväg. Informera även om vad samtalet kommer att handla om. Det är bra om medarbetaren har funderat igenom frågor som exempelvis: Vad tycker jag fungerar bra respektive mindre bra i min arbetssituation? Har jag rätt förutsättningar för att nå mina mål? Får jag använda mina färdigheter fullt ut? Vilka är mina önskemål om framtida utveckling?
3. Gå igenom noteringarna från föregående samtal
   Gå tillbaka till noteringarna från det senaste medarbetarsamtalet. Vad kom ni överens om? Vilka eventuella förändringar har skett sedan sist?
4. Uppdatera dig om arbetsuppgifter och resultat
   Se till att du har en klar bild över nuläget genom att läsa på om medarbetarens aktuella arbetsuppgifter och ansvarsområden. Tänk igenom hur du skulle summera hans/hennes resultat under det gångna året utifrån de mål ni har satt upp. Blicka även framåt och fundera över framtida mål.
5. Förbered dina frågor
   I många verksamheter har man tagit fram en standardiserad mall för samtliga medarbetarsamtal. Fördelen är att man säkerställer att samtalet blir likvärdigt för alla anställda och att inga viktiga delar missas. Dessutom blir det lättare att jämföra svaren och göra uppföljningar från ett samtal till ett annat. Tänk dock på att mallen bör vara utformad så att frågorna är relevanta för just er verksamhet och att den med jämna mellanrum bör ses över och uppdateras. Om det finns en färdig mall, utgå från den när du förbereder samtalet. Fundera sedan igenom hur du ska lägga upp samtalet så att det passar just dig och medarbetaren du ska träffa. Vilka delar känns det extra viktigt att lägga fokus på i just detta möte? Vad vill du att ni båda ska ha med er när ni går därifrån?Om ni saknar en generell samtalsmall har bland annat flera av de större fackförbunden mallar och checklistor som du kan utgå ifrån. Unionen föreslår en struktur med fem övergripande områden att bygga samtalet kring: Tillbakablick, Framtiden, Kompetensutveckling, Allmän trivsel och Arbetsmiljö.

Använd gärna en mall för att inte missa viktiga delar.

Tänk på detta under medarbetarsamtalet

Du och din medarbetare har förberett er, nu är det dags för själva samtalet! En öppen och lyhörd dialog är en förutsättning för ett medarbetarsamtal som kommer att göra skillnad. Men hur går man egentligen till väga? Här kommer fem tips (och ett bonustips).

1. Lyssna
   Kanske har du själv suttit i ett medarbetarsamtal där din chef stressar in mellan andra möten, tar fram sitt frågeformulär och börjar mala på, nästan som på autopilot. Ett sådant samtal kommer knappast att fylla sitt syfte. Istället bör du sträva efter en jämbördig dialog där båda parter får utrymme att komma till tals. Visserligen är det din uppgift som chef att leda samtalet, men det innebär inte att du ska styra det i detalj. Lyssna aktivt, ställ uppföljande frågor – och visa att du verkligen är nyfiken på att höra svaren.
2. Ställ öppna frågor
   De mest fruktbara samtalen får vi genom att ställa öppna frågor. Till skillnad mot de slutna ja-/nej-frågorna, ger de öppna frågorna utrymme för motparten att utveckla det den menar, känner eller tänker. Undvik därför frågor som Trivs du här på jobbet? och fråga istället Kan du berätta om hur du trivs här på jobbet?
3. Utnyttja chansen till feedback (av alla slag och åt båda håll)
   Alla vill vi känna oss betydelsefulla och sedda. Medarbetarsamtalet är ett bra forum för att ge positiv feedback och bekräfta att du lägger märke till och värdesätter goda prestationer och beteenden. Samtidigt kommer man aldrig ifrån att vi alla har förbättringsområden och potential till utveckling. Här är det din uppgift att på ett tydligt och uppriktigt sätt informera medarbetaren om vad han eller hon kan jobba vidare på. Ett effektivt sätt att ge feedback är att använda jag-budskap, såsom Jag har lagt märke till att… eller Jag upplever att… Det lägger fokus på din upplevelse och ger utrymme för din samtalspartner att leverera sin syn på saken utan att automatiskt gå i försvarsställning.
   Glöm inte heller bort att inbjuda medarbetaren att ge feedback till dig som chef, så att även du får veta hur du göra ett ännu bättre jobb. Tänk på medarbetarsamtalet som en del av en större kultur på arbetsplatsen där det känns naturligt att ge och få feedback – både positiv och konstruktiv sådan.
4. Spara lönesnacket
   Även om medarbetarsamtalet och lönesamtalet är tätt sammankopplade bör de inte ske vid samma tillfälle. Om ni pratar lön kommer ni helt enkelt inte att kunna ha ett öppet och ärligt samtal om arbetssituation och målsättningar. Se till att medarbetaren är införstådd med detta redan när ni inleder ert samtal.
5. Dokumentera och följ upp
   Avsluta samtalet genom att sammanfatta vad ni har kommit överens om. Vad är nästa steg? Vilka är våra nya mål? Vad ska vi göra för att nå dem? Dokumentera och spara noteringarna på ett sådant sätt att både du och medarbetaren kommer åt dem. Om det är något specifikt du som chef har lovat den anställde, se till att du uppfyller det. Glöm inte heller den viktiga uppföljningen, något som många missar. För att medarbetarsamtalet ska ge verkliga och varaktiga resultat behöver ni följa upp och utvärdera målen inte bara en gång, utan med jämna mellanrum.

Bonustips: Använd ett systemstöd för era medarbetarsamtal
Att ta hjälp av ett systemstöd, till exempel det som erbjuds i Flex HRM Employee, är ett smart sätt att effektivisera såväl planering som genomförande och uppföljning av era medarbetarsamtal. Skapa skräddarsydda mallar och låt medarbetaren fylla i sina svar i ett lättarbetat gränssnitt direkt i systemet. Spara sedan underlaget tillsammans med historik, kursplanering och andra relevanta underlag som både du och medarbetaren har tillgång till, allt samlat på ett enda ställe. Fördelarna är många: du få en perfekt överblick, sparar tid och förenklar processen för både chef och medarbetare. Dessutom slipper ni bekymret med pappersformulär som hamnar på villovägar. Visst låter det smart? Läs mer om medarbetarsamtal i Flex HRM Employee här.

Källor:
Ledarna
Unionen