Nyhetsrum

Senaste nytt från Flex, varvat med inspiration, artiklar och kundintervjuer.

Artiklar/Inspiration

Ett år med AGI – hur har det gått?

3 mars, 2020

Drygt ett år har nu gått sedan Arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI, infördes för samtliga arbetsgivare i Sverige och ersatte de årliga kontrolluppgifterna. Vi summerar året som gått. Hur har omställningen varit? Vilka fördelar finns det med den nya rapporteringen? Och vilka har varit de största utmaningarna?

Sedan den 1 januari 2019 ska samtliga arbetsgivare lämna Arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI. Det innebär att du som arbetsgivare varje månad ska redovisa lön, förmåner och avdragen skatt för varje enskild anställd. Därmed slopas också (med några få undantag) de årliga kontrolluppgifterna.

Det fanns flera orsaker till att AGI infördes, men det främsta syftet vara ett skapa ett modernt och transparent system som gör det lättare för Skatteverket att upptäcka fel och fusk men som också ger arbetsgivare och arbetstagare bättre koll på att löner och skatteavdrag blir korrekta.

Många frågetecken i början

Vi har bett Rickard Israelsson, produktchef för Lön och HR på Flex Applications, och Katarina Skoglund, medarbetare på Flex lönesupport att dela med sig av sina erfarenheter av det gångna året med AGI.
Katarina, hur har ni på supporten upplevt övergången till AGI?

– Det har varit många frågetecken och det har tagit lite tid för både oss och kunderna att förstå funktionen och allt vad den innebär. Vi har kunnat konstatera att arbetsbelastningen har minskat för oss på supporten just vid årsskiftet, i och med att kontrolluppgifterna i princip försvunnit. Dock märks det att AGI har varit en omställning för våra användare och att det har varit svårt för dem att hitta de nya rutinerna. Det känns som att det är något som kommer att falla mer på plats till nästa årsskifte, berättar Katarina.

Både fördelar och nackdelar med AGI

Både Katarina och Rickard är överens om att den nya rutinen med löpande avstämningar är något som underlättar kvalitetssäkringen och ger en jämnare arbetsbelastning för löneavdelningen.

Det är enklare nu när man redovisar alla uppgifter varje månad; det blir helt enkelt ett mindre underlag att kontrollera.

– Fördelen är framförallt att det har blivit enklare att få redovisningen att stämma. Tidigare redovisade man företagets totala arbetsgivardeklaration varje månad, och sedan en kontrolluppgift per person när året var slut. Dessa skulle stämma med varandra, vilket varje år gav upphov till en hel del jobb med avstämningar. Det är enklare nu när man redovisar alla uppgifter varje månad; det blir helt enkelt ett mindre underlag att kontrollera, menar Rickard.

En annan stor fördel enligt Rickard är att den anställde kan se på Skatteverkets Mina sidor vilka uppgifter arbetsgivaren har redovisat i arbetsgivardeklarationen. Detta ökar transparensen mot de anställda och gör det svårare för oseriösa arbetsgivare.

Vad finns det då för svårigheter med den nya hanteringen?

Det många uppfattar som en utmaning med AGI är att det ställer högre krav på företagets lönerutiner, där man behöver säkerställa att rapporteringen blir korrekt från början. I och med att uppgifterna numera redovisas månadsvis istället för årsvis finns det nämligen mindre utrymme att rätta en felaktig lön eller förmån i efterhand. Rickard Israelsson instämmer i att detta är något som lätt kan ställa till problem.

– De tightare tidsramarna för redovisning innebär att rättningar blir krångligare. Tidigare kunde man rätta vissa typer av felaktigheter nästkommande månad utan att det märktes. Nu kan man inte göra så när det gäller t.ex. redovisning av förmåner och situationer där löneskulder uppstår. Nu måste man istället gå in och korrigera rätt månad, vilket innebär extra arbete, säger Rickard.

Löneskulder blir extra kännbara

Ett exempel på en situation där den anställde riskerar att hamna i kläm är om en löneskuld uppstår i samband med slutlön, t.ex. om den anställde är föräldraledig sista perioden av sin anställning.

Rickard förklarar närmare:
– Om arbetsgivaren betalar ut månadslönen i förskott och gör avdrag för föräldraledighet i efterskott kan en löneskuld uppstå i samband med slutlön. Detta är inget nytt. Det som dock är konsekvensen av de nya reglerna är att den anställde tvingas betala tillbaka både nettobeloppen man fått utbetalt för mycket och skatten på detta som arbetsgivaren betalat till Skatteverket. Den anställde får därför ligga ute med skatten fram till nästkommande år då skatten betalas tillbaka.

Även Katarina nämner att den stora utmaningen med AGI uppstår när man behöver korrigera något eller om den anställde fått en bruttoskuld av någon anledning.

– Man måste tänka på att korrigering sker i rätt månad, och att återbetalning vanligtvis ska ske med bruttobeloppet. Det är också viktigt att ha i åtanke att det inte går att korrigera skatten om den redan är redovisad till Skatteverket, säger hon.

Smart lönesystem minskar risken för fel

På Flex Applications insåg man tidigt att det nya regelverket innebar att man som systemleverantör behövde ta fram ett systemstöd för AGI som är både kraftfullt och lättanvänt. Rickard berättar vidare:

– Utmaningen för våra användare är att varje månad kontrollera att alla uppgifter som ska redovisas är korrekta. Med erfarenhet av vilka kontroller som gjordes manuellt för den gamla kontrolluppgiften lade vi därför ner mycket kraft på att få bra automatiskt kontrollsystem som signalerar misstänkta felaktigheter. På så sätt får man som användare en bra hjälp att undvika de vanligaste problemen.

Man har också lagt stor vikt vid en god prestanda i systemet, en nödvändighet när stora mängder data ska rapporteras.

– Det räcker med ett par hundra anställda för att det ska bli väldigt mycket uppgifter som ska redovisas till Skatteverket varje månad. Detta måste helt enkelt gå snabbt och smidigt, säger Rickard.

Läs mer om hur Flex lönesystem underlättar AGI-hanteringen här.

Tips till dig som rapporterar AGI

Avslutningsvis, har ni några tips till den som arbetar med AGI? Vad ska man tänka på?

– Se varje månads AGI som en kontrolluppgift. Var noga med att redovisa och korrigera allt på den månad som det avser. Ta alltid upp AGI:n, och komplettera den, innan du stänger/periodavräknar lönen, för att se så att allt ser OK ut. Då har du fortfarande möjlighet att rätta upp det som eventuellt kan vara fel i pågående lönekörning, säger Katarina.
På vår hemsidas kundzon har vi samlat allt du som administratör i Flex behöver veta gällande AGI-rapporteringen i systemet. Ta del av fler tips under Vanliga frågor och svar och läs vår utförliga guide som beskriver hur du arbetar med den löpande rapporteringen och hur du gör rättelser.

Annan läsning från Flex Applications som vi tror kan intressera dig:

KONTAKT
Stäng rutan

Denna sida använder cookies.

Vi använder cookies för att hantera din inloggning till Kundzonen.

Cookies används även för att föra användarstatistik över sidan genom bl.a Google analytics.

Information om vilka cookies vi använder

Detta godkännande går att återkalla när som helst.

Funktionella cookies

  • Dessa cookies lagrar ingen personlig information.
  • _icl_current_language

    Håller reda på vilket språk sidan använder.

  • resolution

    Sparar din skärmupplösning. Detta gör det möjligt för oss at leverera anpassade bilder till olika enheter.

  • gdpr_cookies_message

    Denna cookie är angiven om du har godkänt cookies.

Google analytics

  • Ej godkänd
    Klicka på godkänn längst ned i rutan för att tillåta oss att använda Google analytics.
  • Google analytics använder cookies för att samla användarstatistik.

Google adwords

  • Ej godkänd
    Klicka på godkänn längst ned i rutan för att tillåta oss att lagra Googles cookies.

apsislead.com

  • Ej godkänd
    Klicka på godkänn längst ned i rutan för att tillåta oss att använda apsisleads cookies.
  • Apsis Leads använder cookies för identifiera besökare mellan besök ex. för att se vilka som är återkommande besökare.
Cookies / Kakor