Ett användarvänligt personalsystem – vad innebär det?

Har du och dina kollegor fått nog av svårnavigerade och krångliga system med tråkig design? Då är ni inte ensamma! God användarvänlighet har kommit att toppa kravlistorna för företag som ser sig om efter ett nytt personalsystem. Men vad innebär ett användarvänligt personalsystem mer konkret? Och hur vet du om er lösning erbjuder en optimal användarvänlighet?

”Ett intuitivt och användarvänligt system som är enkelt att lära sig, grafiskt tilltalande och funkar lika bra på alla enheter”. Har du någon gång varit inblandad i diskussionerna inför en investering i ett nytt system – eller för den delen bara surfat runt på olika systemleverantörers hemsidor, ja då känns snacket säkert igen. Mängden appar och andra lättanvända gränssnitt som omger oss i vardagen har vuxit rekordsnabbt – och med detta också kraven och förväntningarna på en god användarupplevelse hos våra jobbrelaterade verktyg.

Och faktum är att du som arbetsgivare har allt att vinna på att ta det här med användarvänligheten på allvar. Nöjdare och effektivare medarbetare, mindre behov av support och utbildning och lägre risk för fel gör användarvänliga verktyg till en riktig win-win för både medarbetare och verksamhet.

Vad menas egentligen med användarvänlighet?

Användarvänlighet är som sagt ett begrepp som de flesta av oss kan förhålla oss till, men vad står det för egentligen? Jo, användarvänlighet handlar – enkelt förklarat – om hur lätt en tjänst, en produkt eller ett system är att använda och lära sig. Man kan också beskriva det som ett mått på användarens upplevelse när hen interagerar med gränssnittet. Ett användarvänligt system är ett system som inte upplevs som jobbigt eller obehagligt att arbeta med.

I vardagligt tal dominerar begreppet användarvänlighet, men inom människa-dator-interaktion föredrar man istället att tala om användbarhet (på engelska: usability), ett något vidare begrepp som i högre grad betonar att produkten inte bara ska vara trevlig och enkel att använda utan även effektiv och ändamålsenlig, det vill säga den ska hjälpa dig att lösa just dina behov. För enkelhetens skull kommer vi fortsättningsvis att hålla oss till det mer vardagliga begreppet användarvänlighet.

Bra användarvänlighet märks inte

När ett system, en app eller en webbsida fungerar som avsett är det oftast inget vi reflekterar över – god användarvänlighet märks inte. En bristande användarvänlighet däremot, den kommer med all sannolikhet att göra det. Med det sagt, vilka konkreta egenskaper är det som avgör om ett gränssnitt är användarvänligt eller inte? Här listar vi exempel på viktiga aspekter som brukar lyftas fram:

• Feedback/återkoppling från systemet för att indikera aktuell status för en process och för att signalera om användaren har gjort rätt/fel i ett specifikt moment.
• Hjälptexter för att vägleda användaren till exempel kring hur ett formulär ska fyllas i.
• Logisk och enhetlig struktur i allt från menyer, flikar och ikoner till ordval och färger för att förenkla igenkänning och navigation.
• Avskalad design där de olika användarrollerna endast ser den information och de funktioner som är relevanta för dem.
• God felhantering. Systemet ska minimera risken för fel och – i de fall fel ändå uppstår – ge tydlig information om vari felet består och hur det kan åtgärdas.
• Minimalt med egna inmatningar. Systemet ska minimera antalet ställen där användaren själv behöver mata in information.
• God läsbarhet i form av till exempel lämplig teckenstorlek och typsnitt, lagom luftighet och kontrast.

Vad utmärker ett användarvänligt personalsystem?

Linda Tesell är produktchef på Flex Applications, vilket innebär att hon har det övergripande ansvaret för all nyutveckling och vidareutveckling som sker i Flex HRM Employee – en HR-modul som ingår i den webbaserade helhetslösningen Flex HRM. Hur ser hon och hennes team på användarvänlighet? Och hur implementeras den i Flex produkter?

– Användarvänlighet inrymmer mycket. Men framförallt handlar det om att systemet är intuitivt, alltså enkelt att förstå utan förklaringar, samtidigt som det känns trevligt att arbeta med. Det måste finnas en logisk struktur på menyer så att du lätt känner igen dig oavsett vilken funktion du arbetar med. Du ska också kunna göra det du vill med så få knapptryck som möjligt, säger Linda och tillägger:

– I Flex HRM har fokus dessutom varit att samla allt som behövs för personaladministrationen i ett enda system. Det innebär att användarna bara behöver hålla reda på ett inlogg och lära sig ett gränssnitt, samtidigt som cheferna och administratörerna slipper dubbelarbete och krångliga överföringar när allt som rör personalen finns samlat på ett ställe.

Viktigt med målgruppsanpassning

Linda betonar också att användarvänlighet alltid måste ses mot bakgrund av de specifika användarna och deras behov.

– Det är viktigt att systemet är användarvänligt för alla typer av användare, såsom chefer, administratörer och enskilda medarbetare. Vi har därför sett till att menyer och funktioner enkelt kan skräddarsys efter dessa olika roller. Som medarbetare ser du bara det som är relevant för dig, såsom din tidrapport och din reseräkning – utan en massa onödig information som förvirrar. Chefer får överblick över sina medarbetare i de olika vyerna i systemet, och administratörer i sin tur har tillgång de olika inställningsmöjligheter de har behov av. Det finns också möjlighet att låta varje enskild användare utforma till exempel startsidans utseende, systemfärger med mera enligt egna önskemål.

Användarvänlighet en röd tråd i all verksamhet på Flex

Linda förklarar att frågor kring användarvänlighet är ständigt närvarande och genomsyrar alla delar av verksamheten på Flex. Men hur går arbetet med att säkerställa användarvänlighet till mer konkret?

– En ny eller förbättrad funktion börjar med att förstå behovet bakom och syftet med utvecklingen. Därefter tar vi fram ett eller flera lösningsförslag som revideras i samarbete både med våra interna experter här på Flex och tillsammans med våra kunder. Vår test- och kvalitetsavdelning är till exempel med i processen redan från början för att lyfta upp risker och säkerställa att vi får en fungerande lösning utifrån helheten i systemet, förklarar Linda och tillägger:

– Vi har hela tiden en löpande dialog mellan alla inblandade, från idé till färdig lösning. Önskemål och förbättringar kommer ständigt in från våra fantastiskt duktiga kunder och samarbetspartners men även från våra olika funktioner internt på Flex. Vi vill alltid veta mer om de olika utmaningar som våra kunder möter i vardagen och är alltid lyhörda för förslag!

Till sist Linda, hur ser planerna inför framtida utveckling ut när det gäller just användarvänlighet?
– Vi arbetar vidare bland annat med att få till guidning i mer komplexa funktioner i systemet. I samband med onboarding håller vi till exempel just nu på att lägga till stöd för dig som kund att själv skriva in informationstexter som passar just era behov.

Tycker du, liksom vi, att användarvänlighet är ett ämne som det inte går att prata nog om? Eller är du bara allmänt nyfiken på det här med en smart digital personaladministration? Kontakta oss för en personlig demo, så visar vi dig hur Flex HRM kan förenkla och effektivisera vardagen för dig och dina kollegor. Eller varför inte kika in på något av våra kostnadsfria webbinarier?

Du kanske också är intresserad av