Digital signering – effektivt och säkert

Öka säkerheten och förenkla administrationen. Med hjälp av en ny tjänst för digital signering slipper ditt företag all pappershantering för till exempel anställnings- och sekretessavtal.

För många företag blir all pappershantering både en administrativ börda och en säkerhetsrisk. Ta en så enkel sak som att hantera ett nytt anställningsavtal – för det första ska det skrivas ut, vilket är tids- och resurskrävande, och dessutom innebär en risk för att information kommer i fel händer.

Nästa steg är att avtalet ska fyllas i, vilket kräver att man postar det eller träffas, vilket är ineffektivt samtidigt som det belastar miljön.

– När det väl är signerat ska det dessutom scannas in, och var hamnar det då? Oftast i din epostlåda – vilket kan strida mot GDPR-lagen, som bland annat reglerar hur man hanterar personuppgifter. Dessutom måste det sparas i något arkivskåp, vilket såklart tar plats och innebär ytterligare en säkerhetsutmaning, säger Linda Tesell, applikationskonsult på Flex Applications.

Lanserar ny lösning

Den här tidsödande processen är dock snart ett minne blott. I höst lanserar nämligen Flex Applications i samarbete med Verified en lösning som gör det möjligt att skriva under alla avtal med hjälp av digital signering. Det signerade exemplaret lagras då tryggt och säkert i systemets personregister, där man därmed har all information samlad.

– Användarna kommer att slippa all onödig pappershantering. Hela processen jag nyss beskrev kan göras digitalt och det enda den anställde behöver göra är att signera avtal med sitt vanliga bank-ID.

Underlättar vardagen

Det här är något som inte minst kan underlätta vardagen för chefer, HR-personal och löneadministratörer. Med papperskopior kan det vara svårt att få en god struktur, men med denna lösning har HR och andra ansvariga stenkoll på att avtalen faktiskt signeras.

– Digital signering kan spara massor av tid. Utöver anställnings- och sekretessavtal kan det handla om saker som de anställda kvitterar ut, som till exempel nycklar, dator och mobiltelefon. Egentligen allt som kräver en underskrift, säger Linda Tesell.

Hon poängterar att den digitala signeringen dessutom är en IT-säkerhetsfråga.

– I och med GDPR får du inte maila innehåll med personuppgifter hursomhelst. Och scannar du in avtal så är det viktigt att veta exakt var de hamnar och vilka som har tillgång till uppgifterna. Med den digitala signeringen slipper du oroa dig för det, och allt hamnar direkt där det ska.

Flex Applications tjänst för digital signering kommer att rullas ut under hösten och erbjudas alla kunder, såväl befintliga som nya.

Här kan du signa upp dig för att få tillgång till tjänsten via Verified.

Såhär kommer du igång med digital signering via Verified i Flex HRM.